L'adjoint·e de direction est responsable de fournir un soutien administratif quotidien au directeur général, chef de l'Assurance et de la Vérification, ainsi qu'aux membres seniors de cette équipe. Les responsabilités incluent la gestion des calendriers, réunions, dépenses, événements, présentations, voyages, correspondance et initiatives de groupe ou de département.
Responsabilités spécifiques au poste :
- Fournir un soutien administratif général au chef de l'Assurance et de la Vérification, ainsi qu'à l'ensemble de l'équipe.
- Organiser et gérer des voyages internationaux complexes, les itinéraires et autres tâches liées à l'assistance de professionnels en déplacement à l'échelle mondiale.
- Gérer les calendriers au nom des cadres, en coordination avec d'autres départements pour planifier les réunions.
- Coordonner, organiser et superviser la planification des réunions et événements du département ou du groupe, au besoin.
- Appuyer l'intégration des nouveaux employés au sein de l'équipe.
- Contribuer à l'organisation et à la gestion des relations avec les cabinets juridiques.
- Participer à la préparation et à la gestion administrative du budget du département.
- Collaborer étroitement avec des partenaires externes, des adjoint·es, des fournisseurs et autres parties prenantes pour planifier des réunions ou des événements.
- Travailler en étroite collaboration avec les autres adjoint·es de direction et les équipes de l'organisation pour améliorer l'efficacité et fournir un soutien global au département.
- Appuyer la gestion administrative des processus de remboursement de dépenses.
- S'assurer que les membres de l'équipe sont bien préparés pour toutes les réunions et faire le suivi des éléments d'action.
- Être un·e ambassadeur·rice de CPP Investments en représentant l'équipe de manière professionnelle, accessible, amicale et accueillante, tant à l'interne qu'à l'externe.
- Gérer des questions hautement sensibles et confidentielles liées aux activités quotidiennes du département et/ou de l'organisation.
- Travailler en collaboration avec d'autres membres et départements dans un esprit de travail transversal.
- Répondre aux demandes du personnel en respectant les échéances et les livrables.
