Compensation Pay Range: $26.43-$32.46 Job Description: Please Note: If you are a current CHEO employee with access to Workday, please apply to this posting via the Workday application as an internal applicant using the Jobs Hub. To successfully apply for this position, please submit your application by 11:59 pm the day before the advertised closing date in the posting to ensure your application is received. Ottawa is built on un-ceded Algonquin Anishinabek territory. The peoples of the Algonquin Anishinabek Nation have lived on this territory for millennia and we honour them and this land. Their culture and presence have nurtured and continue to nurture this land. CHEO also honours all First Nations, Inuit and Métis peoples and their valuable past and present contributions to this land. CHEO is one of the few stand-alone, global leaders in pediatric health and is home to nearly 4,500 staff and physicians dedicated to helping children and youth live their best lives. Within its own walls and through partnerships with community providers, CHEO has transformed from a 20th century acute care hospital into a 21st century integrated child and youth health system. Ranked in the top 1% of Canadian hospitals for the digitization of its clinical infrastructure, CHEO combines excellence in clinical care, research, and education to advance seamless care that’s provided where, when, and how it is needed. CHEO’s Research Institute is dedicated to world-class clinical, translational, and basic science research covering a wide range of children’s health concerns. CHEO has been named as the best place to work in Canadian healthcare by Forbes Magazine and is ranked second among Canadian hospitals on its list of Canada’s Best Employers for multiple consecutive years. For the 10th consecutive year in a row, the editors of Canada's Top 100 Employers has recognized CHEO as a top employer in the National Capital Region. Every year CHEO helps more than 500,000 children and youth from Eastern Ontario, western Quebec, Nunavut and Northern Ontario. POSITION SUMMARY The Clinical Assistant is responsible for a variety of activities, all under the supervision of a clinical provider (Clinical Geneticist and/or Genetic Counsellor) and as per existing standard work, which is designed to enhance clinic flow and efficiency. MAIN RESPONSIBILITIES (This is not an exhaustive list): Create new patient profiles in EPIC. Register patients in Cadence (Epic Hyperspace) in accordance with registration standards. Schedule/re-schedule new and follow up patients from work queues according to priority and wait times. Prepare and complete pre-visit information including collection and organization of relevant medical records and lab reports, drawing pedigrees, data entry into relevant programs, organizing test requisition forms and drafting visit notes. Assist during patient visit to scribe notes, provide French translation if bilingual. Review available genetic testing options with awareness of test cost, detection rate, health insurance coverage considerations, etc. Print lab specific requisitions/forms. Coordinate requisitions as required by the clinical provider, ensuring all information is complete and accurate. Provide instructions, directions and information to patients and families (e.g. about sample collection, Clinic contact information, expected turnaround times). Consent patients and families to research studies. Submit completed out of province (OOP) approval requests, Ontario Breast Screening Program forms, test requisitions and research enrollment forms for processing by the appropriate parties. Schedule indicated procedures (e.g. amniocentesis and chorionic villus sampling). Track tests, OOP approval requests and procedures ordered, and contact laboratories when results are overdue. Contact patients to provide reminders if testing has not been initiated by the patient. Communicate low risk/normal results. Draft any necessary follow-up documentation. Perform administrative work (file, photocopy, mail, fax, etc.). Conduct literature searches. Attend team meetings to provide updates regarding clinic workflows. Monitor Epic work queues associated with primary area of work to ensure quality and advise clinical team of wait times. Document telephone and email discussions with patients in Epic for clinical provider review and sign off. Respond to patient and laboratory inquiries in consultation with clinical provider. Perform work in accordance with the provisions of the Occupational Health and Safety Act and Regulations and all CHEO corporate/departmental policies and procedures related to Occupational Health and Safety. Work requires occasional periods of light physical activity and/or limited accurate coordination of fine or course movement. The speed of required manual tasks is such that average dexterity is required. Perform other related duties as required. QUALIFICATIONS Criminal Record Check (Essential) Bachelor’s Degree in Science or a health-related field, preferably in Genetics, Biology or experience and formal training combined with demonstrated performance and ability may substitute for stipulated academic/experience required (Essential) Bilingualism (English/French) (Essential) Previous experience in a clinical setting (Preferred) Demonstrated knowledge of genetics principles and theory (Preferred) Demonstrated outstanding organizational skills, time management, attention to detail, ability to manage competing priorities, critical thinking (Preferred) Demonstrated excellent written and verbal communication skills (Preferred) Demonstrated ability to work independently and in a dynamic and fast-paced team environment (Preferred) Demonstrated computer and word processing skills (Preferred) Demonstrated Basic office and clerical skills (Preferred) Demonstrated accuracy and attention to detail (Preferred) Demonstrated flexible approach to work demands (Preferred) Demonstrated initiative and ability to adjust priorities (Preferred) Demonstrated working knowledge of applicable occupational health and safety legislation; general knowledge of corporate/departmental policies and procedures related to health and safety. (Preferred) * Please note you will be represented by the Laborers International Union of North America (LiUNA). Effective March 29, 2021, CHEO will conduct a more comprehensive pre-screening and evaluation process. This process may include more varied and multidimensional testing such as a written test, practical exam, or other assessment. All candidates who meet the essential and preferred qualifications may be tested. CHEO values diversity and is an equal opportunity employer. We are committed to providing an inclusive and barrier-free work environment, starting with the hiring process and welcome interest from all qualified applicants. Should you require accommodation during any phase in the recruitment process, please contact Human Resources at talentacquisition@cheo.on.ca. All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act. Bilingualism (French/English) will be validated by a language proficiency assessment conducted by a third party provider. Candidates will be required to meet the minimum linguistic profile prior to the date of hire. CHEO is committed to providing a safe environment for staff, patients, and visitors. Consistent with that commitment, all applicants must be fully vaccinated against COVID-19 to be considered for any staff or volunteer opportunities. Applicants are also strongly encouraged to receive their COVID-19 booster shots when eligible to protect against the spread of COVID-19. Upon hiring, presentation of government issued documentation confirming full vaccination must be provided, or presentation of supporting documentation of a valid medical contraindication or other reasonable consideration pursuant to the Ontario Human Rights Code. We thank all those who apply, however, only those to be interviewed will be contacted. Veuillez noter : si vous êtes actuellement un employé du CHEO ayant accès à Workday, veuillez postuler à cette offre via l'application Workday en tant que candidat interne. Veuillez noter : pour postuler avec succès à ce poste, veuillez soumettre votre candidature avant 23 h 59 la veille de la date de clôture annoncée dans l'affichage pour vous assurer que votre candidature est reçue. Ottawa est bâtie sur un territoire non cédé du peuple anichinabé algonquin. Les Anichinabés vivent sur ce territoire depuis des millénaires. Nous leur rendons hommage, ainsi qu’à ce territoire. Leur culture et leur présence ont enrichi le territoire et continuent de l’enrichir. Le CHEO rend également hommage à l’ensemble des Premières Nations, des Inuit et des Métis, de même qu’à leurs précieuses contributions, passées et présentes, à ce territoire. Le CHEO est l’un des rares chefs de file mondiaux en matière de santé pédiatrique et il compte près de 4 500 membres du personnel et médecins qui se consacrent à aider les enfants et les jeunes à vivre leur vie le mieux possible. Au sein de ses propres murs et grâce à des partenariats avec des fournisseurs communautaires, le CHEO est passé d’un hôpital de soins actifs du 20e siècle à un système de santé intégré du 21e siècle pour enfants et jeunes. Classé dans le premier un pour cent des hôpitaux canadiens pour la numérisation de son infrastructure clinique, le CHEO combine l’excellence dans les soins cliniques, la recherche et l’éducation pour faire progresser les soins sans discontinuité là où ils sont nécessaires, et ce, de manière et aux endroits appropriés. L’Institut de recherche du CHEO se consacre à la recherche clinique, translationnelle et fondamentale de calibre mondial portant sur un large éventail de problèmes de santé chez les enfants. Le CHEO a été nommé à deux reprises par le magazine Forbes comme le meilleur endroit où travailler dans le domaine des soins de santé au Canada, et s’est classé au deuxième rang des hôpitaux canadiens sur la liste des meilleurs employeurs au Canada depuis plusieurs années d’affilée. Pour la dixième année consécutive, les rédacteurs du Palmarès des 100 meilleurs employeurs au Canada ont reconnu le CHEO comme l’un des meilleurs employeurs de la région de la capitale nationale. Chaque année, le CHEO aide plus de 500 000 enfants et jeunes de l’est de l’Ontario, de l’ouest du Québec, du Nunavut et du nord de l’Ontario. RÉSUMÉ DU POSTE L’adjoint clinique est responsable de diverses activités, sous la supervision d’un fournisseur clinique (généticien clinique ou conseiller en génétique) et conformément aux normes existantes, qui sont conçues pour améliorer le déroulement des activités et l’efficacité de la clinique. PRINCIPALES RESPONSABILITÉS (Cette liste n’est pas exhaustive) : Créer de nouveaux profils de patients dans EPIC. Enregistrer les patients dans Cadence (Epic Hyperspace) conformément aux normes d’enregistrement. Planifier les visites des nouveaux patients et les suivis des files d’attente en fonction des priorités et des temps d’attente. Préparer et remplir l’information préalable à la visite, notamment la collecte et l’organisation des dossiers médicaux pertinents et des rapports de laboratoire, dessiner les données de référence, entrer les données dans les programmes pertinents, organiser les formulaires de demande d’examen et rédiger les notes de visite. Aider au cours de la visite du patient à rédiger des notes et fournir une traduction en français pour que l’information soit bilingue. Examiner les options de tests génétiques disponibles en tenant compte du coût des tests, du taux de détection, des considérations relatives à l’assurance maladie, etc. Imprimer les demandes et les formulaires propres au laboratoire. Coordonner les demandes selon les besoins du fournisseur clinique, en s’assurant que tous les renseignements sont complets et exacts. Fournir des instructions, des directives et de l’information aux patients et aux familles (p. ex., au sujet du prélèvement d’échantillons, des coordonnées de la clinique, des délais d’exécution prévus). Obtenir le consentement des patients et des familles pour participer aux études de recherche. Soumettre les demandes d’approbation remplies à l’extérieur de la province, les formulaires du Programme ontarien de dépistage du cancer du sein, les demandes d’examen et les formulaires d’inscription à la recherche aux fins de traitement par les parties concernées. Planifier les procédures indiquées (p. ex., amniocentèse et échantillonnage des villosités choriales). Faire le suivi des essais, des demandes d’approbation de traitements hors de la province et des procédures demandées, et communiquer avec les laboratoires lorsque les résultats sont en retard. Communiquer avec les patients pour leur faire des rappels si le patient n’a pas commencé les tests. Communiquer les résultats normaux ou à faible risque. Rédiger tout document de suivi nécessaire. Effectuer des tâches administratives (classement, photocopie, courrier, télécopie, etc.). Effectuer des recherches documentaires. Assister aux réunions d’équipe pour faire le point sur les flux de travail de la clinique. Surveiller les files d’attente dans Epic associées au principal domaine de travail pour assurer la qualité et informer l’équipe clinique des temps d’attente. Documenter les discussions par téléphone et par courriel avec les patients dans Epic aux fins d’examen et d’approbation par le fournisseur clinique. Répondre aux demandes des patients et des laboratoires en consultation avec le fournisseur clinique. Effectuer le travail conformément aux dispositions de la Loi sur la santé et la sécurité au travail et des règlements connexes, ainsi qu’à toutes les politiques et procédures ministérielles de CHEO en matière de santé et de sécurité au travail. Le travail exige des périodes occasionnelles d’activité physique légère et une coordination précise limitée des mouvements précis. La vitesse des tâches manuelles requiert une dextérité moyenne. Accomplir d’autres tâches connexes, au besoin. QUALIFICATIONS Vérification du casier judiciaire (Essentiel) Un baccalauréat en sciences ou dans un domaine lié à la santé, de préférence en génétique, en biologie ou une expérience et une formation officielle combinées à un rendement et à des capacités démontrés peut remplacer l’expérience ou les études exigées (Essentiel) Bilinguisme (anglais/français) (Essentiel) Expérience préalable en milieu clinique (Souhaitable) Connaissance démontrée des principes et de la théorie de la génétique (Souhaitable) Compétences organisationnelles exceptionnelles démontrées, gestion du temps, souci du détail, capacité à gérer des priorités concurrentes, esprit critique (Souhaitable) Excellentes compétences démontrées en communication orale et écrite (Souhaitable) Capacité avérée à travailler de façon autonome et dans un environnement d’équipe dynamique (Souhaitable) Compétences démontrées en informatique et en traitement de texte (Souhaitable) Compétences administratives et de bureau de base démontrées (Souhaitable) Précision démontrée et souci du détail (Souhaitable) Approche souple démontrée à l’égard des exigences du travail (Souhaitable) Esprit d’initiative démontré et capacité d’ajuster les priorités (Souhaitable) Connaissance pratique démontrée des lois applicables en matière de santé et de sécurité au travail ; connaissance générale des politiques et procédures organisationnelles liées à la santé et à la sécurité (Souhaitable) * Veuillez noter que vous serez représenté par l’Union internationale des journaliers d'Amérique du Nord (UIJAN). À partir du 29 mars 2021, CHEO mènera un processus de présélection et d'évaluation plus complet. Ce processus peut comprendre des tests plus variés et multidimensionnels tels qu'un test écrit, un examen pratique ou une autre évaluation. Tous les candidats qui satisfont aux qualifications essentielles et préférées peuvent être testés. CHEO valorise la diversité et est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité d’accès. Nous nous sommes engagés à fournir un environnement de travail inclusif et sans obstacle, en commençant par le processus d’embauche et nous sommes heureux de recevoir des demandes provenant de tous les candidats qualifiés. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation pendant une phase du processus de recrutement, veuillez communiquer avec les Ressources humaines à talentacquisition@cheo.on.ca. Tous les renseignements reçus concernant les mesures d’adaptation resteront confidentiels et seront traités conformément à la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario. La validation du bilinguisme (français-anglais) se fera au moyen d’une évaluation des compétences linguistiques menée par un fournisseur externe. Les candidats devront satisfaire au profil linguistique minimum de leur poste avant la date d’embauche. CHEO s’engage à offrir un environnement sécuritaire au personnel, aux patients et aux visiteurs. Conformément à cet engagement, tous les candidats doivent être entièrement vaccinés contre la COVID-19 pour être considérés comme des candidats pour tout emploi de personnel ou de bénévole. Les candidats sont également fortement encouragés à recevoir leurs doses de rappel contre la COVID-19 lorsqu’ils sont admissibles pour éviter la propagation de COVID-19. Lors de l’embauche, la présentation de documents gouvernementaux confirmant la vaccination complète doit être fournie, ou la présentation de documents justificatifs d’une contre-indication médicale valide ou d’une autre considération raisonnable en vertu du Code des droits de la personne de l’Ontario. Nous remercions toutes les personnes qui posent leur candidature; toutefois, nous ne communiquerons qu’avec celles qui seront convoquées à une entrevue. Please note you will be represented by the Laborers International Union of North America , (LiUNA). CHEO values diversity and is an equal opportunity employer. We are committed to providing an inclusive and barrier-free work environment, starting with the hiring process and welcome interest from all qualified applicants. Should you require accommodation during any phase in the recruitment process, please contact Human Resources at TalentAcquisition@cheo.on.ca. All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act. We thank all those who apply, however, only those to be interviewed will be contacted. CHEO is much more than a hospital. Our commitment to outstanding care and continued development impacts every part of a child and youth's health and well-being. We play a crucial role in building a healthy future for our community. Working at CHEO means a rewarding career. A career at CHEO provides a: competitive salary and comprehensive benefits package unique culture that fosters dedication, communication, respect and teamwork place where your opinions will be respected, contributions valued and your initiatives rewarded family-friendly environment that supports you and your own family, as well as the children, youth and families we serve chance to grow — personally and professionally — through our comprehensive orientation program and on-the-job learning support for continued education and learning potential for a relocation reimbursement benefit truly unique work environment We are redefining what it means to be a hospital. Exceptional and integrated care is what families, children and youth deserve. We are committed to partnering with them and the community to provide this care — where, when and how it’s needed. CHEO continues to be selected by local, national and international competitions showcasing employers who lead their sector in offering exceptional workplaces for their employees. For the eleventh time, CHEO has been recognized as one of the National Capital Region’s Top Employers. We are among a select group of organizations at the forefront of their respective industries who offer exceptional places to work. We were given this honour based on our outstanding: workplace atmosphere benefits employee communications training and skills development community involvement
