Accreditation Canada and Health Standards Organization (HSO) will not ask for personal information such as Social Insurance Numbers (SIN) or bank account information during the recruitment process via phone or email. If you receive such a request, it is not from Accreditation Canada or HSO. Applicants should always verify the legitimacy of such a communication and contact the organization directly through official channels to confirm.
English translation to follow the French poster.
Associé·e, Services d’évaluation et de conseils
Conditions : Poste permanent à temps plein
Salaire : Selon le niveau d’expérience
Lieu : Ottawa (modèle de travail hybride)
À PROPOS DU RÔLE :
L’Associé·e, Services d’évaluation et de conseils, joue un rôle clé au sein de l’équipe des services d’évaluation et de conseils, relevant directement de la directrice. Ce poste soutient l’ensemble du cycle de gestion des visiteurs et des évaluateurs, y compris le recrutement, l’intégration, la formation, la gestion des dossiers et les communications internes et externes.
Vous anticiperez les défis avant qu’ils ne surviennent et veillerez au bon déroulement de processus complexes. Grâce à votre esprit analytique et à votre dévouement envers le service à la clientèle, vous contribuez à ce que toutes les tâches administratives liées à la coordination des visiteurs et des évaluateurs soient exécutées avec précision.
Responsabilités principales :
Coordonner la planification des entretiens pour les personnes candidates au rôle de visiteur ou d’évaluateur ; actualiser et assurer le bon fonctionnement des systèmes de suivi.
Veiller à la saisie et à la mise à jour précises des données relatives aux visiteurs et aux évaluateurs dans les systèmes administratifs, conformément aux procédures établies et aux normes de qualité.
Répondre rapidement aux demandes des visiteurs et des évaluateurs et résoudre les problèmes liés aux clients, le cas échéant.
Collaborer avec les équipes internes sur les processus de recrutement, d’intégration et de formation ; assurer la liaison avec les parties prenantes externes afin d’harmoniser les calendriers et de résoudre les défis logistiques.
Diriger les activités d’intégration des nouveaux visiteurs, notamment en assurant le suivi de la réalisation des modules d’apprentissage autoguidés dans le système de gestion de l’apprentissage pour les visiteurs (SGAV), en envoyant des rappels et en coordonnant les sessions de formation virtuelle.
Soutenir la planification et l’organisation d’événements en présentiel destinées aux visiteurs et aux évaluateurs, en veillant à ce que toutes les tâches administratives soient accomplies de manière efficace et précise.
Agir à titre de point de contact clé pour les clients internes et externes, en répondant aux demandes liées aux visiteurs avec professionnalisme et clarté.
Qualifications requises :
Diplôme d’études collégiales en administration de bureau ou dans un domaine connexe, ou une combinaison équivalente de formation et d’expérience de travail.
Trois à cinq années d’expérience progressives dans des fonctions administratives.
Capacité avérée à gérer de multiples priorités et à respecter les délais.
Grand souci du détail, avec un accent particulier sur la qualité.
Expérience dans des environnements dynamiques exigeant une prise de décision rapide et une grande précision.
Discrétion dans le traitement des informations confidentielles.
Esprit collaboratif et approche axée sur le travail d’équipe.
Excellentes compétences en communication orale et écrite avec les parties prenantes internes et externes.
Maîtrise du français et de l’anglais (niveau avancé).
Conditions et atouts souhaités :
Expérience dans le domaine de la santé.
Compréhension des processus de recrutement et d’intégration.
Maîtrise de la suite Microsoft Office 365, des bases de données et des outils de recherche en ligne.
CE À QUOI VOUS POUVEZ VOUS ATTENDRE DANS CE RÔLE :
Au cours de vos 30 à 90 premiers jours :
Participer au programme d’orientation avec d’autres nouveaux employés pour en savoir plus sur HSO, nos valeurs de confiance, d’inclusion, de collaboration, d’innovation et d’apprentissage, et notre mission d’amélioration de la qualité des soins de santé et des services sociaux.
Établir vos objectifs de rendement et d’apprentissage pour l’année, en collaboration avec votre gestionnaire.
Rencontrer régulièrement votre gestionnaire pour discuter de la progression de votre apprentissage et de l’alignement de vos responsabilités.
Assurer la prise en charge des initiatives et des projets qui vous sont confiés dans le cadre de votre rôle.
Établir des relations avec les parties prenantes et les partenaires clés, y compris les membres de votre équipe.
Ce que nous pouvons vous offrir :
Un modèle de travail hybride.
Une rémunération et des avantages sociaux concurrentiels, y compris un régime de retraite à prestations déterminées.
Des programmes de congés, y compris la fermeture des bureaux au cours de la dernière semaine de décembre.
Du soutien au développement professionnel.
Une culture organisationnelle qui valorise la sécurité psychologique, l’inclusion et l’engagement.
QUI NOUS SOMMES ET CE QUE NOUS FAISONS :
L’Organisation de normes en santé (HSO) et nos sociétés affiliées, Agrément Canada (AC) et l’Institut de Management de la Qualité de Soins de santé (IQMH), sont des organismes mondiaux sans but lucratif. Ensemble, nous élaborons des normes et offrons des programmes d’évaluation ainsi que des solutions en matière d’amélioration continue de la qualité, adoptés dans plus de 14 000 emplacements sur cinq continents. Nos programmes et services centrés sur la personne sont des références en matière de qualité à l’échelle de l’écosystème de santé depuis plus de 65 ans.
Joignez-vous à nous pour bâtir un avenir qui mènera à des « soins plus sécuritaires et un monde plus sain ». Engageons-nous ensemble dans une mission qui vise à « autonomiser et habiliter les personnes du monde entier à améliorer continuellement la qualité des soins ».
HSO s’engage à favoriser une culture d’inclusion, de diversité, d’équité et d’accessibilité, où chaque employé se sent respecté, valorisé et a une chance égale de réussir. Nous encourageons les candidatures des personnes autochtones, de personnes issues de diverses origines raciales, ethniques et/ou religieuses, de personnes en situation de handicap, de personnes issues de communautés de genre diversifié et/ou ayant des identités intersectionnelles. Veuillez nous faire savoir comment nous pouvons vous accompagner tout au long du processus de recrutement, notamment en vous offrant des mesures d’adaptation sur demande. Pour toute question relative au recrutement, veuillez envoyer un courriel à recruitment@healthstandards.org.
Nous sommes également fiers d’avoir été nommés parmi les 100 meilleurs employeurs de la région de la capitale nationale en 2022, 2023, 2024 et 2025.
Associate, Assessment & Advisor Services
Terms: Full-Time, Permanent
Salary: Commensurate with Experience
Location: Ottawa (Hybrid Work Model)
ABOUT THE ROLE:
The Associate, Assessment & Advisor Services plays an integral role within the Assessment & Advisor Services team, reporting to the Director. This position supports the full cycle of surveyor and assessor management including recruitment, onboarding, training, records administration, and internal/external communications.
You will anticipate challenges before they arise and keep complex processes moving smoothly. With strong analytical thinking and a commitment to customer service, you help ensure all administrative tasks related to surveyor and assessor coordination are executed with precision.
Main Responsibilities:
Coordinate interview scheduling for surveyor and assessor candidates; update and maintain tracking systems.
Ensure accurate entry and maintenance of surveyor/assessor data in administrative systems, following established procedures and quality standards.
Respond promptly to surveyor and assessor inquiries and troubleshoot client-related issues as needed.
Collaborate with internal teams on recruitment, onboarding, and training processes; liaise with external stakeholders to align schedules and resolve logistical challenges.
Lead onboarding activities for new surveyors, including tracking completion of self-guided learning modules in the LMS, sending reminders, and coordinating virtual classroom sessions.
Support the planning and delivery of in-person surveyor/assessor events, ensuring all administrative tasks are completed efficiently and accurately.
Serve as a key point of contact for internal and external clients, addressing a range of surveyor-related topics with professionalism and clarity.
Must Have Qualifications:
College diploma in Office Administration or a related field, or equivalent combination of education and experience.
3–5 years of progressively responsible administrative experience.
Proven ability to manage multiple priorities and meet deadlines.
Meticulous attention to detail with a focus on quality.
Experience in fast-paced environments requiring quick decision-making and high accuracy.
Discretion in handling confidential information.
Collaborative mindset and team-oriented approach.
Strong verbal and written communication skills with internal and external stakeholders.
Bilingual in French and English (advanced proficiency).
Desired Qualifications:
Experience in a healthcare environment.
Understanding of recruitment and onboarding processes.
Proficiency with MS Office 365, databases, and online research tools.
WHAT YOU CAN EXPECT:
In Your First 30-90 Days:
Complete our orientation program with other new hires to learn about HSO, our values of trust, inclusion, collaboration, innovation and learning, and our mission of quality improvement in healthcare and social services.
Set your performance and learning objectives for the year in collaboration with your people manager.
Meet regularly with your people manager to discuss your learning progression and alignment for your accountabilities.
Take on assigned initiatives or projects for your role.
Build relationships with key stakeholders and partners, including other members of the team.
What We Can Offer You:
Hybrid work model.
Competitive compensation and benefits, including a defined benefit pension plan.
Time off programs, including office closure during the last week of December.
Professional development support.
A culture that measures and values psychological safety, inclusion, and engagement.
WHO WE ARE AND WHAT WE DO:
Health Standards Organization (HSO) and our affiliates Accreditation Canada (AC) and the Institute for Quality Management in Healthcare (IQMH) are global, not-for-profit organizations. Together, we develop standards and deliver assessment programs and quality improvement solutions that have been adopted in over 14,000 locations across five continents. Our people-centered programs and services have been setting the bar for quality across the health ecosystem for over 65 years.
Join us toward a future that will lead to “Safer Care and A Healthier World.” Let’s follow a mission together, where we “empower and enable people around the world to continuously improve quality of care.”
HSO is committed to fostering a culture of inclusion, diversity, equity and access, where all employees feel respected and valued and have an equal opportunity to achieve success. We encourage applications from Indigenous Peoples, people from diverse races, ethnicities and/or religions, persons with disabilities, people from gender diverse communities and/or people with intersectional identities. Please let us know how we can support you throughout the recruiting process, including through the provision of accommodations on request. You can contact us at recruitment@healthstandards.org.
We are also proud to have been named as one of the Top 100 National Capital Region’s Top Employers in 2022, 2023, 2024 and 2025.
