Compensation Pay Range: $25.26-$31.04 Job Description: Please Note: If you are a current CHEO employee with access to Workday, please apply to this posting via the Workday application as an internal applicant using the Jobs Hub. To successfully apply for this position, please submit your application by 11:59 pm the day before the advertised closing date in the posting to ensure your application is received. Ottawa is built on un-ceded Algonquin Anishinabek territory. The peoples of the Algonquin Anishinabek Nation have lived on this territory for millennia and we honour them and this land. Their culture and presence have nurtured and continue to nurture this land. CHEO also honours all First Nations, Inuit and Métis peoples and their valuable past and present contributions to this land. CHEO is one of the few stand-alone, global leaders in pediatric health and is home to nearly 4,500 staff and physicians dedicated to helping children and youth live their best lives. Within its own walls and through partnerships with community providers, CHEO has transformed from a 20th century acute care hospital into a 21st century integrated child and youth health system. Ranked in the top 1% of Canadian hospitals for the digitization of its clinical infrastructure, CHEO combines excellence in clinical care, research, and education to advance seamless care that’s provided where, when, and how it is needed. CHEO’s Research Institute is dedicated to world-class clinical, translational, and basic science research covering a wide range of children’s health concerns. CHEO has been named as the best place to work in Canadian healthcare by Forbes Magazine and is ranked second among Canadian hospitals on its list of Canada’s Best Employers for multiple consecutive years. For the 10th consecutive year in a row, the editors of Canada's Top 100 Employers has recognized CHEO as a top employer in the National Capital Region. Every year CHEO helps more than 500,000 children and youth from Eastern Ontario, western Quebec, Nunavut and Northern Ontario. POSITION SUMMARY The clerk provides administrative and clerical support including reception, communicating with FM staff and contractors, preparing purchase orders and maintaining project and work order records. JOB DESCRIPTION: Receive calls/requests for services via telephone, email, or verbally. Log all requests (i.e., enter data on the nature of the request, location, user/contact person, cost centre, sub-account, assigned tradesperson) into the computer based Control System. Produce assigned work orders using proprietary Maintenance Inventory Management System and distribute to appropriate staff. Enter work order close out once the work is complete. Assist with vacation coverage of inventory receiving and purchasing duties. Notify facilities maintenance staff by radio of any emergency work which requires immediate attention. Contact specialist service contractors to respond to equipment malfunctions for such items as elevators, chillers, fire alarm systems, sterilizers, operating room lights, pest control, etc. Monitor the medical gas alarm panel and take action in response to incoming alarms. Supervise a radio base station on a frequency with eleven portable units in order to maintain contact with facilities management staff. Liaison with 2-way radio vendor for repairs and new purchases. Assign the appropriate cost centre and sub-account to each work and purchase order to facilitate expenditure control, tracking, and budget management. Produce purchase orders (formal contract) for all one-time and repetitive service contract support. Maintain a purchase order log book. Distribute copies of all purchase orders to contractors, finance dept, and within facilities management dept. Produce regular purchase order and cost summary reports by cost centre to facilitate overall budget control and management. Review, verify, and reconcile all invoices against approved purchase orders before passing them for certification. Contact contractors to reconcile errors or omissions. Ensure that all certified invoices are forwarded to finance dept for payment. Maintain fully documented and complete project files for all capital and maintenance projects and repetitive full service contracts. Requisition service and supplies using a CHEO VISA credit card. Maintain a purchase log. Reconcile monthly statements. Assign appropriate cost centres and sub-accounts. Issue security & parking passes for all contractors. Maintain a pass control log book. Maintain a tender pick-up, delivery, and opening system for one-time tendered contracts. Gather contractor documentation for general liability insurance, Workplace Safety and Insurance Board (WSIB), and the Ontario Sales Tax Registration Certification for out of province contractors. File, order office supplies, photocopy, take messages, and prepare signage. Maintain records for facilities management staff for shifts worked, overtime, absences, and leaves. Inputs all staff activity data into StaffRight every bi-weekly pay period and forwards input to Payroll dept. Reconcile pay cheque discrepancies on behalf of staff members with facilities management records and initiate corrective action on any errors or omissions. Maintain a sign-in log book for temporary staff and students. Assist with Security and Parking timekeeping. Supervise contracts for wheel chair repairs, hospital signage, and pest control. Authenticate requests. Requisition services from contractors. Raise purchase orders. Ensure that services are delivered in accordance with the applicable contract. Reconcile invoices prior to passing them for certification. Perform work in accordance with the provisions of the Occupational Health and Safety Act and Regulations and all CHEO corporate/departmental policies and procedures related to Occupational Health and Safety. Obtain approval and confirmation for Signage requests; issue PO’s and follow up with supplier. Be available for overtime occasionally if requested Perform other related duties as assigned by supervisor. QUALIFICATIONS: Criminal Record Check (Essential) Secondary School Graduation Diploma (Essential) Community College Diploma (Preferred) Minimum 6 months of related experience (Essential) Knowledge & Experience with Microsoft applications & Internet i.e. Outlook / Excel / Word (Essential) Communicate effectively and concisely, both orally and in writing (Essential) Experience in financial related setting and with financial processes (Preferred) Knowledge and Experience with PO creation , invoicing and construction project administration (Essential) Deal effectively with internal and external customers. (Essential) Ability to prioritize and manage a diverse workload (Essential) Fluently bilingual in French and English (Essential) * Please note you will be represented by the Ontario Federation Healthcare Workers – Laborers International Union of North America , (OFHCW-LiUNA). Effective March 29, 2021, CHEO will conduct a more comprehensive pre-screening and evaluation process. This process may include more varied and multidimensional testing such as a written test, practical exam, or other assessment. All candidates who meet the essential and preferred qualifications may be tested. CHEO values diversity and is an equal opportunity employer. We are committed to providing an inclusive and barrier-free work environment, starting with the hiring process and welcome interest from all qualified applicants. Should you require accommodation during any phase in the recruitment process, please contact Human Resources at talentacquisition@cheo.on.ca. All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act. Bilingualism (French/English) will be validated by a language proficiency assessment conducted by a third party provider. Candidates will be required to meet the minimum linguistic profile prior to the date of hire. CHEO is committed to providing a safe environment for staff, patients, and visitors. Consistent with that commitment, all applicants must be fully vaccinated against COVID-19 to be considered for any staff or volunteer opportunities. Applicants are also strongly encouraged to receive their COVID-19 booster shots when eligible to protect against the spread of COVID-19. Upon hiring, presentation of government issued documentation confirming full vaccination must be provided, or presentation of supporting documentation of a valid medical contraindication or other reasonable consideration pursuant to the Ontario Human Rights Code. We thank all those who apply, however, only those to be interviewed will be contacted. Veuillez noter : si vous êtes actuellement un employé du CHEO ayant accès à Workday, veuillez postuler à cette offre via l'application Workday en tant que candidat interne. Veuillez noter : pour postuler avec succès à ce poste, veuillez soumettre votre candidature avant 23 h 59 la veille de la date de clôture annoncée dans l'affichage pour vous assurer que votre candidature est reçue. Ottawa est bâtie sur un territoire non cédé du peuple anichinabé algonquin. Les Anichinabés vivent sur ce territoire depuis des millénaires. Nous leur rendons hommage, ainsi qu’à ce territoire. Leur culture et leur présence ont enrichi le territoire et continuent de l’enrichir. Le CHEO rend également hommage à l’ensemble des Premières Nations, des Inuit et des Métis, de même qu’à leurs précieuses contributions, passées et présentes, à ce territoire. Le CHEO est l’un des rares chefs de file mondiaux en matière de santé pédiatrique et il compte près de 4 500 membres du personnel et médecins qui se consacrent à aider les enfants et les jeunes à vivre leur vie le mieux possible. Au sein de ses propres murs et grâce à des partenariats avec des fournisseurs communautaires, le CHEO est passé d’un hôpital de soins actifs du 20e siècle à un système de santé intégré du 21e siècle pour enfants et jeunes. Classé dans le premier un pour cent des hôpitaux canadiens pour la numérisation de son infrastructure clinique, le CHEO combine l’excellence dans les soins cliniques, la recherche et l’éducation pour faire progresser les soins sans discontinuité là où ils sont nécessaires, et ce, de manière et aux endroits appropriés. L’Institut de recherche du CHEO se consacre à la recherche clinique, translationnelle et fondamentale de calibre mondial portant sur un large éventail de problèmes de santé chez les enfants. Le CHEO a été nommé à deux reprises par le magazine Forbes comme le meilleur endroit où travailler dans le domaine des soins de santé au Canada, et s’est classé au deuxième rang des hôpitaux canadiens sur la liste des meilleurs employeurs au Canada depuis plusieurs années d’affilée. Pour la dixième année consécutive, les rédacteurs du Palmarès des 100 meilleurs employeurs au Canada ont reconnu le CHEO comme l’un des meilleurs employeurs de la région de la capitale nationale. Chaque année, le CHEO aide plus de 500 000 enfants et jeunes de l’est de l’Ontario, de l’ouest du Québec, du Nunavut et du nord de l’Ontario. RÉSUMÉ DES FONCTIONS Le ou la titulaire fournit un soutien à l’administration et au bureau, ce qui comprend la réception, la communication avec le personnel et les fournisseurs de Gestion des installations, la préparation de bons de commande et la mise à jour des dossiers de projets et de commandes de travail. DESCRIPTION DU TRAVAIL Recevoir des appels et des demandes de services par téléphone, par courriel et de vive voix. Inscrire toutes les demandes dans le système informatique (c.-à-d. saisir les données sur le contenu de la demande, l’endroit, l’utilisateur ou la personne-ressource, le centre de coûts, le compte auxiliaire, la personne de métier affectée). Produire les commandes de travail dans le système intitulé Maintenance Inventory Management System et les distribuer au personnel concerné. Saisir les données de fermeture de la commande une fois le travail terminé. Aider à effectuer les tâches de réception et d’acquisition des stocks pendant les périodes de vacances. Aviser par radio le personnel de la maintenance des installations lorsqu’un travail urgent nécessite leur attention immédiate. Communiquer avec les fournisseurs de services spécialisés en cas de défaillance d’appareils tels que les ascenseurs, les refroidisseurs d’eau, les systèmes d’alarme incendie, les stérilisateurs, les lumières de la salle d’opération, les services d’extermination des insectes nuisibles, etc. Surveiller le panneau du détecteur des gaz médicaux et intervenir en cas d’urgence. Superviser la station radio de base d’un système de télécommunication de onze unités mobiles pour maintenir le contact avec le personnel de Gestion des installations. Traiter avec le fournisseur du système émetteur-récepteur pour les réparations et les nouvelles acquisitions. Affecter chaque commande de travail et d’achat au centre de coûts et au compte auxiliaire adéquats afin de faciliter le contrôle et le suivi des dépenses ainsi que la gestion budgétaire. Produire des bons de commande (contrats formels) à l’appui de tous les contrats de service, qu’ils soient uniques ou répétés. Tenir un registre des bons de commande. Distribuer des copies de tous les bons de commande aux fournisseurs, au service des finances et aux responsables de Gestion des installations. Produire régulièrement des rapports sommaires des bons de commande et des coûts afin de faciliter le contrôle et la gestion globale du budget. Examiner, vérifier et rapprocher toutes les factures aux bons de commandes approuvés avant de les présenter pour les faire certifier. Communiquer avec les fournisseurs pour corriger toutes erreurs et omissions. Veiller à ce qu’on envoie toutes les factures certifiées au Service des finances pour les faire payer. Tenir des dossiers pleinement documentés et complets sur tous les projets en immobilisations et en maintenance et sur tous les contrats de pleins services répétés. Faire des demandes de services et de fournitures avec la carte de crédit VISA du CHEO. Tenir un registre des achats. Rapprocher les états de compte mensuels. Affecter les travaux aux centres de coûts et les comptes auxiliaires adéquats. Remettre des laissez-passer de sécurité et de stationnement à tous les fournisseurs. Tenir un registre de contrôle des laissez-passer. Tenir un système de collecte, de livraison et d’ouverture des soumissions pour les contrats uniques. Recueillir de la documentation sur les fournisseurs pour l’assurance de responsabilité générale, pour la Commission de la sécurité professionnelle et de l’assurance contre les accidents du travail (CSPAAT) et pour la certification de l’inscription à la taxe de vente de l’Ontario dans le cas des fournisseurs de l’extérieur de la province. Classer des dossiers, commander des fournitures de bureau, faire des photocopies, inscrire des messages et préparer des écriteaux. Tenir les dossiers du personnel de Gestion des installations sur les quarts de travail et les heures supplémentaires effectués, sur les absences et sur les congés. Saisir toutes les données sur les activités du personnel dans StaffRight toutes les deux semaines au moment de la paie et les envoyer au Service de la rémunération. Rapprocher les écarts des chèques de paie des membres du personnel aux dossiers de Gestion des installations et prendre des mesures pour corriger toutes erreurs et omissions. Tenir un registre d’entrée des employés temporaires et des étudiants. Aider à assurer la sécurité et à contrôler les heures de stationnement. Superviser les contrats de réparation des fauteuils roulants, de pose d’écriteaux dans l’hôpital, d’extermination d’insectes nuisibles et de maintenance des aquariums. Authentifier les demandes. Faire la demande de services auprès des fournisseurs. Produire des bons de commande. Veiller à ce que les services soient fournis conformément aux contrats signés. Rapprocher les factures avant de les faire certifier. Accomplir le travail conformément à la Loi sur la santé et la sécurité au travail et à son Règlement ainsi qu’à toutes les politiques et procédures du CHEO et de ses services en matière de santé et de sécurité au travail. Obtenir l’approbation et la confirmation des demandes d’écriteaux; produire un bon de commande et effectuer le suivi auprès du fournisseur. Travailler pendant des heures supplémentaires lorsque nécessaire. Effectuer d’autres tâches connexes à la demande du superviseur. QUALIFICATIONS Vérification du casier judiciaire (Essentiel) Diplôme de fin d’études secondaires (Essentiel) Diplôme de collège communautaire (Préférable) Expérience connexe d’au moins 6 mois (Essentiel) Connaissance pratique d’applications Microsoft (Outlook, Excel, Word) et d’Internet (Essentiel) Communication verbale et écrite efficace et concise (Essentiel) Expérience en milieu financier et expérience des processus financiers (Préférable) Connaissance et expérience de la création de bons de commande, de facturation et d’administration de projets de construction (Essentiel) Capacité de traiter efficacement avec la clientèle de l’interne et de l’extérieur (Essentiel) Capacité d’établir des priorités et de gérer une charge de travail très diversifiée (Essentiel) Aisance en français et en anglais (Essentiel) * Veuillez noter vous serez représenté par le syndicat La Fédération Ontarienne Des Travailleurs De La Santé, LIUNA Local 3000. À partir du 29 mars 2021, CHEO mènera un processus de présélection et d'évaluation plus complet. Ce processus peut comprendre des tests plus variés et multidimensionnels tels qu'un test écrit, un examen pratique ou une autre évaluation. Tous les candidats qui satisfont aux qualifications essentielles et préférées peuvent être testés. CHEO valorise la diversité et est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité d’accès. Nous nous sommes engagés à fournir un environnement de travail inclusif et sans obstacle, en commençant par le processus d’embauche et nous sommes heureux de recevoir des demandes provenant de tous les candidats qualifiés. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation pendant une phase du processus de recrutement, veuillez communiquer avec les Ressources humaines à talentacquisition@cheo.on.ca. Tous les renseignements reçus concernant les mesures d’adaptation resteront confidentiels et seront traités conformément à la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario. La validation du bilinguisme (français-anglais) se fera au moyen d’une évaluation des compétences linguistiques menée par un fournisseur externe. Les candidats devront satisfaire au profil linguistique minimum de leur poste avant la date d’embauche. CHEO s’engage à offrir un environnement sécuritaire au personnel, aux patients et aux visiteurs. Conformément à cet engagement, tous les candidats doivent être entièrement vaccinés contre la COVID-19 pour être considérés comme des candidats pour tout emploi de personnel ou de bénévole. Les candidats sont également fortement encouragés à recevoir leurs doses de rappel contre la COVID-19 lorsqu’ils sont admissibles pour éviter la propagation de COVID-19. Lors de l’embauche, la présentation de documents gouvernementaux confirmant la vaccination complète doit être fournie, ou la présentation de documents justificatifs d’une contre-indication médicale valide ou d’une autre considération raisonnable en vertu du Code des droits de la personne de l’Ontario. Nous remercions toutes les personnes qui posent leur candidature; toutefois, nous ne communiquerons qu’avec celles qui seront convoquées à une entrevue. Please note you will be represented by the Laborers International Union of North America , (LiUNA). CHEO values diversity and is an equal opportunity employer. We are committed to providing an inclusive and barrier-free work environment, starting with the hiring process and welcome interest from all qualified applicants. Should you require accommodation during any phase in the recruitment process, please contact Human Resources at TalentAcquisition@cheo.on.ca. All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act. We thank all those who apply, however, only those to be interviewed will be contacted. CHEO is much more than a hospital. Our commitment to outstanding care and continued development impacts every part of a child and youth's health and well-being. We play a crucial role in building a healthy future for our community. Working at CHEO means a rewarding career. A career at CHEO provides a: competitive salary and comprehensive benefits package unique culture that fosters dedication, communication, respect and teamwork place where your opinions will be respected, contributions valued and your initiatives rewarded family-friendly environment that supports you and your own family, as well as the children, youth and families we serve chance to grow — personally and professionally — through our comprehensive orientation program and on-the-job learning support for continued education and learning potential for a relocation reimbursement benefit truly unique work environment We are redefining what it means to be a hospital. Exceptional and integrated care is what families, children and youth deserve. We are committed to partnering with them and the community to provide this care — where, when and how it’s needed. CHEO continues to be selected by local, national and international competitions showcasing employers who lead their sector in offering exceptional workplaces for their employees. For the eleventh time, CHEO has been recognized as one of the National Capital Region’s Top Employers. We are among a select group of organizations at the forefront of their respective industries who offer exceptional places to work. We were given this honour based on our outstanding: workplace atmosphere benefits employee communications training and skills development community involvement
