Are you looking to channel your skills into meaningful, energizing work that will directly contribute to protecting our natural world? Do you want to work with an exceptional group of passionate and caring colleagues?
Birds Canada is the country’s premier national organization dedicated to bird conservation. Every day, our thousands of caring donors, 100+ dedicated staff, and 70,000+ outstanding volunteers are taking action to help us better understand, appreciate, and conserve birds and their habitats. Together, we are Canada’s Voice for Birds – will you join us?
POSITION OVERVIEW
The Executive and Human Resources (“HR”) Assistant plays a key role in supporting the administrative needs of the President & CEO, the Board of Directors, and the HR function. This part-time position (20-30 hours per week) is ideal for someone who is highly organized, detail-oriented, discreet, and enjoys working in a collaborative yet independent environment. The successful candidate will manage executive scheduling, coordinate meetings and travel, maintain accurate records, support Board and committee meeting logistics, and assist with various HR-related administrative tasks.
EMPLOYMENT DETAILS
This is a part-time (20-30 hours per week) permanent role, reporting to the Senior Manager of Executive Operations. Hours can be discussed and set with the successful candidate, with flexibility to accommodate individual needs, however availability between 12:00 and 4:00 p.m. Eastern Time on scheduled workdays is required to support colleagues across Canada.
The role can be performed fully remotely from anywhere in Canada, in a hybrid arrangement from a home office and one of our regional offices (Port Rowan, ON; Delta, BC; or Sackville, NB), or fully in person from our national office in Port Rowan, ON. Financial assistance for qualified candidates interested in relocating to Port Rowan may be available.
Occasional travel may be required for offsite team meetings and support of Board-related events. The anticipated start date is mid-late November 2025 or earlier.
TOTAL COMPENSATION
Birds Canada is proud to offer an exceptional Total Compensation Package, including a competitive starting salary and 5% RRSP matching after 12 months of service. In addition, staff enjoy a primarily employer-paid extended benefits package including health and dental coverage, Basic Group Life Insurance, Group out-of-province travel insurance, Vision, ADD&D and short- and long-term disability coverage. We offer all staff the equivalent of 4 weeks’ vacation per year to start along with 12 personal health days and additional paid vacation days between Boxing Day and New Year’s Day.
STARTING SALARY: The starting salary for this role is $49,231 - $52,308 per year (full time equivalent), prorated based on 20-30 hours per week and commensurate with your previous experience.
DUTIES AND RESPONSIBILITIES
Coordinate logistics, agendas, materials, administrative record-keeping, and minutes for Board and committee meetings, under direction of the Senior Manager of Executive Operations.
Manage the President & CEO’s calendar, including scheduling meetings, coordinating materials, and ensuring timely and accurate logistical arrangements are made.
Draft and format professional correspondence and manage the flow of documents requiring the President & CEO’s signature.
Support compliance tracking and travel arrangements for the President & CEO and Board members when required.
Assist the Director of Human Resources with maintaining employee records in BambooHR
Support job posting, recruitment, onboarding, and benefits administration and provide basic payroll-related data entry and HR administrative support.
REQUIRED KNOWLEDGE AND SKILLS
2-3 years of experience in an administrative role, ideally in a non-profit setting.
Proven ability to collaborate and support senior executives: anticipate needs, manage priorities, and protect leadership time and focus with sound judgment and discretion.
Experience taking accurate and timely meeting minutes, with the ability to distill key discussion points, identify action items, and follow up on tasks to ensure completion.
Superior time-management skills, able to work independently and proactively to problem- solve, manage multiple priorities and meet deadlines with accuracy and attention to
Proficiency using the MS Office Suite of programs along with virtual meeting tools (e.g., Zoom, Microsoft Teams).
Excellent written and verbal communication skills, including the ability to draft professional correspondence and prepare meeting materials.
High level of discretion, professionalism, and confidentiality when handling sensitive executive and HR-related information.
Fluency in English is required, French is a significant asset.
EDUCATION AND EXPERIENCE
Diploma or degree in office administration, human resources, business administration, or a related field. Familiarity with the operations of a Board of Directors or equivalent is strongly preferred, as is experience with administrative HR functions. An equivalent combination of education and experience may also be considered, and we encourage applicants from diverse backgrounds to apply, even if they don’t meet every listed qualification.
TO APPLY
Please submit your resume along with a covering letter outlining how your experience makes you the perfect candidate for this role via the Birds Canada Online Job Portal by 12pm EST on October 24, 2025. We encourage interested candidates to apply early, as applications will be reviewed on a rolling basis and initial interviews may be conducted prior to the closing date.
Interviews will consist of an initial phone screening interview, followed by one longer-form interview for short-listed candidates. Accommodations are available at any stage of the recruitment, selection, and/or assessment process to support diverse accessibility needs.
At Birds Canada, we are committed to fostering a culture that values Indigenous Engagement and Reconciliation, and Inclusivity, Diversity, Equity, and Accessibility, as integral approaches that shape all that we do in our organization and for nature (read our full commitment to inclusion at this LINK). We oppose prejudice, bigotry, and discrimination, and aim to ensure that people of all backgrounds, identities, abilities, and experiences feel a sense of belonging and can participate in protecting wild birds and their habitats.
We are actively seeking to improve our ability to reach all candidates with our job postings. Applicants belonging to racialized groups, who identify as Indigenous, 2SLGBTQIA+, and/or who have a disability, are therefore welcome to mention this in their cover letter, if they feel comfortable, although this is not a requirement.
Adjointe/adjoint de direction et en ressources humaines (à temps partiel)
Vous aimeriez investir vos compétences dans un travail significatif et stimulant qui contribuera directement à la protection de la nature? Vous aimeriez faire partie d’un groupe exceptionnel avec des collègues passionnés et bienveillants?
Oiseaux Canada est le principal organisme au pays qui est voué à la conservation de la faune aviaire. Chaque jour, nos milliers de donateurs attentionnés, notre effectif de plus de 100 employés dévoués et nos bénévoles exceptionnels, plus de 70 000, agissent pour nous aider à mieux connaître, apprécier et protéger les oiseaux sauvages et leurs habitats. Ensemble, nous sommes la voix des oiseaux au Canada. Ferez-vous partie de notre équipe?
VUE D’ENSEMBLE DU POSTE
L'adjointe ou l’adjoint de direction et en ressources humaines joue un rôle clé dans le soutien administratif du président-directeur général, du Conseil d'administration et du service des ressources humaines d’Oiseaux Canada. Ce poste à temps partiel (de 20 à 30 heures par semaine) est idéal pour une personne très organisée, soucieuse du détail, discrète et qui aime travailler dans un environnement collaboratif tout en étant autonome. La personne titulaire du poste sera chargée de gérer l'agenda des cadres supérieurs, de coordonner les réunions et les déplacements, de tenir des registres et dossiers exacts, de fournir une assistance logistique pour les réunions du Conseil d’administration et des comités et d’aider à l’exécution de diverses tâches administratives liées aux ressources humaines.
DÉTAILS CONCERNANT L’EMPLOI
Il s’agit d’un poste permanent à temps partiel (de 20 à 30 heures par semaine) relevant de la gestionnaire principale – Opérations de la haute direction. Il est possible de discuter des heures de travail avec la personne dont la candidature sera retenue, avec une certaine souplesse pour tenir compte de besoins individuels. Cette personne devra travailler de midi à 16 h, heure de l’Est, les jours prévus pour fournir un soutien aux collègues dans l’ensemble du pays. Les fonctions peuvent être remplies entièrement à distance de n’importe où au Canada, dans un régime hybride entre un bureau à domicile et un de nos bureaux régionaux (Port Rowan, Ont.; Delta, C.-B. ou Sackville, N.-B.), ou encore en personne à notre administration centrale à Port Rowan, en Ontario.
Une aide financière peut être offerte aux personnes qualifiées intéressées à déménager à Port Rowan. Des déplacements occasionnels peuvent être nécessaires pour assister à des réunions d'équipes hors site et pour fournir un soutien lors d’activités liées au Conseil d'administration. La date prévue d’entrée en fonction sera entre le milieu et la fin de novembre 2025 ou avant.
RÉMUNÉRATION ET AVANTAGES SOCIAUX
La direction d’Oiseaux Canada est fière d’offrir un régime de rémunération globale exceptionnel comprenant un salaire de départ concurrentiel et un REER avec contribution de contrepartie de l’employeur de 5% après 12 mois de service. De plus, les membres du personnel bénéficient d’un ensemble d’avantages sociaux principalement payés par l’employeur et conçus pour favoriser leur bien-être, dont les suivants: assurance maladie et dentaire, assurance vie collective de base, assurance voyage collective couvrant les déplacements hors province, assurance pour soins oculaires, assurance en cas de décès ou de mutilation par accident (DMA) et assurance invalidité de courte et de longue durées. Nous offrons à tous nos employés 4 semaines de vacances par année à l’entrée en fonction ainsi que 12 jours de congé de maladie par année et d’autres jours de vacances payés entre le lendemain de Noël et le jour de l’An.
SALAIRE DE DÉPART: Le salaire de départ pour ce poste est compris entre 49 231 $ et 52 308 $ par an (équivalent temps plein), calculé au prorata sur la base de 20 heures par semaine et en fonction de l’expérience préalable.
FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS
Sous la direction de la gestionnaire principale – Opérations de la haute direction, coordonner la logistique, les agendas et ordres du jour, les documents, la tenue des dossiers et registres administratifs et les procès-verbaux des réunions du Conseil d’administration et des comités.
Gérer l’agenda du président-directeur général, ce qui comprend la programmation des réunions et la coordination des documents, et veiller à ce que les dispositions logistiques soient prises en temps opportun et avec précision.
Rédiger et mettre en forme la correspondance professionnelle et gérer le flux des documents nécessitant la signature du président-directeur général.
Assurer le suivi de la conformité et l’organisation des déplacements du président-directeur général et des membres du Conseil d’administration lorsque nécessaire.
Assister la directrice – Ressources humaines dans la tenue des dossiers des employés avec le logiciel BambooHR.
Soutenir la publication des offres d'emploi, le recrutement, l’accueil et l'intégration des nouveaux employés ainsi que la gestion des avantages sociaux, et fournir des services de saisie de données de base liés à la paie et un soutien administratif en matière de ressources humaines.
CONNAISSANCES ET COMPÉTENCES
Deux à trois ans d’expérience dans des fonctions administratives, idéalement au sein d’un organisme sans but lucratif.
Capacité avérée à collaborer avec des cadres supérieurs et à leur apporter un soutien: anticiper les besoins, gérer les priorités et protéger le temps de travail et la concentration des dirigeants en faisant preuve d’un jugement sûr et de discrétion.
Expérience de la rédaction de procès-verbaux et de comptes rendus de réunions exacts et en temps opportun, avec la capacité de synthétiser les points clés des échanges, d’indiquer les actions à prendre et d’assurer le suivi des tâches afin de garantir qu’elles soient remplies.
Une bonne connaissance du fonctionnement d'un conseil d'administration est un atout, tout comme une expérience dans les fonctions administratives liées aux ressources humaines.
Compétences supérieures en gestion du temps, capacité à travailler de manière autonome et proactive pour résoudre les problèmes, à gérer plusieurs priorités et à respecter les délais avec précision, et souci du détail.
Maîtrise des logiciels de la suite MS Office et des logiciels de réunion virtuelle, par exemple Zoom et Teams de Microsoft.
Excellentes compétences en communication écrite et orale, y compris la capacité à rédiger de la correspondance professionnelle et à préparer des documents pour des réunions et des procès-verbaux.
Haut niveau de discrétion, de professionnalisme et de respect de la confidentialité dans le traitement des informations sensibles liées aux activités des cadres supérieurs et aux ressources humaines.
La maîtrise de l’anglais est requise. La connaissance du français est un atout important.
ÉTUDES ET EXPÉRIENCE
Diplôme en administration de bureau, ressources humaines, administration des affaires ou dans un domaine connexe. Une bonne connaissance du fonctionnement d’un conseil d’administration ou d’une entité équivalente est fortement appréciée, tout comme une expérience liée aux fonctions administratives se rapportant aux ressources humaines. Une combinaison équivalente d'études et d'expérience peut également être prise en considération; nous encourageons les personnes issues de divers horizons à postuler, même si elles ne possèdent pas toutes les qualifications énumérées.
POUR POSTULER
Veuillez soumettre, au plus tard à 16 h 59, heure normale de l’Est, le 24 octobre 2025, dans le portail d’emploi en ligne d’Oiseaux Canada, votre curriculum vitae et une lettre de présentation expliquant en quoi votre expérience fait de vous la candidate ou le candidat idéal pour ce poste. Nous encourageons les personnes intéressées par le poste à postuler tôt, car les candidatures seront étudiées dès leur réception et le processus de sélection pourrait commencer avant la date limite.
Les candidates et candidats seront d’abord conviés à une entrevue téléphonique de sélection, qui sera suivie d’une ou de deux entrevues plus longues et approfondies avec les personnes présélectionnées. Des mesures d’adaptation sont offertes aux personnes présentant des incapacités tout au long du processus de recrutement, de sélection et/ou d’évaluation.
Chez Oiseaux Canada, nous nous engageons à favoriser une culture qui valorise l'engagement des peuples autochtones et la réconciliation avec ceux‑ci, ainsi que l'inclusion, la diversité, l'équité et l'accessibilité, en tant qu'approches intégrales qui façonnent tout ce que nous faisons au sein de notre organisation et pour la nature (lisez notre engagement complet envers l'inclusion sur notre page web). Nous nous opposons aux préjugés, au sectarisme et à la discrimination, et nous nous efforçons de faire en sorte que les personnes de toutes origines, identités, capacités et expériences aient un sentiment d'appartenance et puissent participer à la protection des oiseaux sauvages et de leurs habitats.
Nous travaillons activement à améliorer notre capacité à joindre l’ensemble des candidates et candidats avec nos offres d’emploi. Les personnes appartenant à des groupes racialisés ou à la communauté 2SLGBTQIA+ et les personnes qui s’identifient comme Autochtones ou qui ont des capacités différentes sont donc invitées à s’identifier comme telles dans leur lettre de présentation si elles se sentent à l’aise de le faire, mais ce n’est pas obligatoire.
