*** Please note that this is an 18 month contract ***
Reporting to AP/AR Manager, the Team Lead, Project Account Payable is responsible for helping and supporting the Site payment team on their day-to-day activities, reconciling general ledger and projects at end of the month and end of each project, coordinating site-related inquiries, collaborating in the month-end closing processes.
Perform accounting and clerical duties related to the efficient maintenance and processing of accounts payable transactions in a context of project accounting. The Team Lead will also act as replacement for holidays in all AP Team Lead responsibilities.
More specifically, the Team Lead, Project Account Payable must:
- Verify and approve all Site related invoices ;
- Oversee all aspects of investigator system errors/improvement (Bioclinica/ Veeva);
- Reconcile all projects that are ending (CRO/CRU);
- Help and support the accounts receivable team related to project reconciliation;
- Help and support the accounts payable team to search and solve invoice discrepancies for site and project related issues;
- Help and support the accounts payable team to answer site and project questions and inquiries;
- Actively contribute to the month-end closing activities in collaboration with the accounting department to ensure accurate and on time information;
- Verify and answer all investigator emails in the specific outlook account
- Provide leadership for continuous improvement in account payable area, contributing to the evolution of the tools and process;
- Increase department productivity and accuracy by developing automated tools and best practices;
- Prepare reports and analysis for account payable
- Present/Review KPI’s and present to Manager
- Assure that all employees receive the proper training
- Create procedures for all tasks
Our company: The Work Environment At Indero, you will work with brilliant and driven colleagues. Our values are collaboration, innovation, reliability, and responsiveness. We offer a stimulating work environment and attractive opportunities for advancement.
In this position, you will be eligible for the following perks:
- Flexible work schedule
- Permanent full-time position
- Comprehensive benefits (medical, dental, vision, RRSP, vacation, personal days, virtual medical clinic, public transportation rebates, social activities)
- Ongoing learning and development opportunities
Work Location The successful candidate for this position has the option to work remotely anywhere in Canada, or from our headquarters in Montreal (in accordance with company policies and public health directives).
Occasional visits to our Montreal office may be required or encouraged.
About Indero
Indero is a contract research organization (CRO) specialized in clinical trials. Based in Montreal, we have built a strong reputation for the quality of our research and services that exceed client expectations. Indero continues to grow and expand across North America and Europe.
Indero is committed to providing equitable treatment and equal opportunity to all individuals. Accommodations are available throughout the recruitment and selection process for applicants with disabilities, upon request.
Please note that Indero only accepts applicants who are legally authorized to work in Canada.
Description - Fr:
*** Veuillez noter qu'il s'agit d'un contrat de 18 mois ***
Relevant du gestionnaire des comptes payables et recevables (AP/AR Manager), le Chef d’équipe, Comptes payables – Projet est responsable d’aider et de soutenir l’équipe responsable des paiements aux sites dans leurs activités quotidiennes, de faire la réconciliation du grand livre général et des projets à la fin du mois et à la fin de chaque projet, de coordonner les demandes liées aux sites, ainsi que de collaborer au processus de clôture de fin de mois.
Il effectue des tâches comptables et administratives liées à la tenue efficace et au traitement des transactions des comptes payables dans un contexte de comptabilité par projet. Le Chef d’équipe agira également comme remplaçant pendant les congés pour l’ensemble des responsabilités du Chef d’équipe, Comptes payables
Plus précisément, le Chef d’équipe, Comptes payables – Projet doit :
- Vérifier et approuver toutes les factures liées aux sites ;
- Superviser tous les aspects liés aux erreurs et à l’amélioration des systèmes d’investigateurs (Bioclinica/Veeva) ;
- Effectuer la réconciliation de tous les projets arrivant à leur terme (CRO/CRU) ;
- Aider et soutenir l’équipe des comptes clients dans la réconciliation des projets ;
- Aider et soutenir l’équipe des comptes payables dans la recherche et la résolution des écarts de factures liés aux sites et aux projets ;
- Aider et soutenir l’équipe des comptes payables dans la réponse aux questions et demandes provenant des sites et relatives aux projets ;
- Contribuer activement aux activités de clôture de fin de mois en collaboration avec le département comptable afin d’assurer l’exactitude et la ponctualité des informations ;
- Vérifier et répondre à tous les courriels des investigateurs dans la boîte Outlook dédiée ;
- Fournir un leadership favorisant l’amélioration continue dans le domaine des comptes payables et contribuer à l’évolution des outils et des processus ;
- Accroître la productivité et la précision du département en développant des outils automatisés et des meilleures pratiques ;
- Préparer des rapports et analyses liés aux comptes payables ;
- Présenter et réviser les indicateurs de performance (KPI) et les présenter au gestionnaire ;
- S’assurer que tous les employés reçoivent la formation adéquate ;
- Créer les procédures pour l’ensemble des tâches.
Profil recherché: - Baccalauréat en administration des affaires, comptabilité (B.A.A.) ;
- Minimum de trois ans d’expérience pertinente dans un rôle similaire ;
- Excellentes compétences en communication écrite et orale ;
- Bilinguisme (français et anglais), à l’oral et à l’écrit ;
- Maîtrise des outils informatiques (Microsoft Office, Internet, Outlook, etc.) ;
- Capacité à établir les priorités et à gérer plusieurs tâches simultanément.
Notre entreprise: L’environnement de travail
Chez Indero, vous travaillerez avec des collègues compétents et dynamiques. Nos valeurs sont la collaboration, l’innovation, la fiabilité et la réactivité. Nous offrons un environnement de travail stimulant ainsi que de belles perspectives d’évolution professionnelle.
Dans ce poste, vous bénéficierez des conditions suivantes :
- Horaire de travail flexible
- Poste permanent à temps plein
- Gamme complète d’avantages sociaux (assurances médicales, dentaires, vision, régime de retraite, vacances, journées personnelles, clinique médicale virtuelle, rabais sur le transport en commun, activités sociales)
- Formation et développement continu
Lieu de travail
La personne embauchée pourra travailler à distance de n’importe quelle ville au Canada, ou depuis notre bureau principal à Montréal (conformément aux politiques de l’entreprise et aux directives de santé publique).
Des visites occasionnelles à notre siège social pourraient être requises ou encouragées.
À propos d’Indero
Indero est une entreprise de recherche clinique contractuelle (CRO) spécialisée dans les essais cliniques. Depuis ses débuts, notre entreprise à taille humaine s’est forgé une solide réputation pour la qualité de ses recherches et de ses services, surpassant les attentes de nos clients. Basée à Montréal, Indero poursuit sa croissance à travers l’Amérique du Nord et l’Europe.
Indero s’engage à offrir un traitement équitable et des chances égales à tous les candidats. Des accommodements peuvent être offerts à toute étape du processus de recrutement pour les personnes en situation de handicap, sur demande.
Indero n’accepte que les candidatures de personnes légalement autorisées à travailler au Canada.
Le genre masculin est utilisé sans discrimination, dans le seul but d’alléger le texte.
Brand name:
Indero
- Bachelor of Business Administration, Accounting (B.A.A);
- Minimum of three years of relevant experience in this role;
- Excellent written and oral communication skills;
- Bilingualism (French and English), both oral and written;
- Proficiency in IT tools (Microsoft Office, Internet, Outlook etc.);
- Ability to prioritize and manage multiple tasks at the same time.
