Titre du poste : Adjointe ou adjoint à la direction / administratrice principale
ou administrateur principal
Lieu : Montréal – Hybride
Nous recherchons une adjointe ou un adjoint à la direction / une administratrice
principale ou un administrateur principal pour soutenir la ou le VP des ventes,
comptes majeurs pour la région de l’est. Il s’agit de bien plus qu’un rôle de
soutien – vous serez la personne de référence qui apporte de l’ordre dans la
complexité, qui s’épanouit sous pression et qui est fière de créer des solutions
permettant à l’entreprise d’évoluer.
Vous devrez être une personne extrêmement organisée, ingénieuse et à l’aise pour
gérer un agenda exigeant, créer des présentations PowerPoint percutantes et
soutenir une organisation commerciale composée de plusieurs équipes. Ce rôle est
axé sur les résultats; il se peut qu’il vous arrive de travailler au-delà des
heures habituelles pour livrer vos mandats, mais vous aurez l’autonomie
nécessaire pour gérer votre journée et vos résultats.
Principales responsabilités :
- Fournir un soutien administratif de haut niveau et confidentiel à la ou au
chef des ventes.
- Gérer de manière proactive un agenda dynamique, résoudre les conflits
d’horaire et coordonner les réunions.
- Assurer l’organisation et la mise à jour de la documentation et effectuer les
suivis nécessaires.
- Maintenir les espaces de bureau partagés organisés, présentables et à jour.
- Mener des recherches indépendantes pour soutenir la prise de décision.
- Planifier et organiser des réunions et événements internes ou hors site.
- Analyser et compiler des informations dans des présentations claires et
percutantes.
- Communiquer efficacement les mises à jour, processus et changements à toutes
les équipes.
- Gérer l’inventaire des articles promotionnels et des fournitures de bureau.
- Soutenir l’ensemble de l’équipe de direction et contribuer au bon déroulement
des opérations quotidiennes.
Ce que vous apporterez :
- Parfaitement bilingue, maîtrise du français à l’oral et à l’écrit
- Plus de 4 ans d’expérience auprès de cadres supérieurs ou de hauts dirigeants
dans un environnement dynamique
- Plus de 6 ans dans des rôles administratifs avec un fort contact avec la
haute direction
- Haut niveau de discrétion, de professionnalisme et d’attention aux détails
- Solides compétences en communication, à l’écrit et à l’oral
- Maîtrise avancée de Microsoft Office, particulièrement PowerPoint, Excel et
Word
- Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à établir les priorités
efficacement sous des délais serrés
- Expérience avec des outils de productivité tels que Webex et capacité à
travailler de manière autonome
- Talent pour l’amélioration des processus et la résolution de problèmes avec
une attitude proactive
Scolarité :
- Diplôme d’études secondaires requis; formation collégiale ou formation
administrative spécialisée, un atout
VOUS AIMEREZ TRAVAILLER ICI PARCE QUE VOUS POURREZ :
- Être vous-même au sein d’une culture qui valorise l’équité, l’inclusion et
l’appartenance et qui offre un lieu sûr pour les perspectives et les idées
diversifiées.
- Avoir un sentiment d'appartenance en rejoignant un de nos neuf groupes de
ressources d'entreprise, où vous pouvez établir des liens à l'échelle
mondiale avec des réseaux et des alliés qui partagent des expériences et des
intérêts communs.
- Faire progresser votre carrière dans un environnement agile et dynamique
offrant de nombreuses possibilités d'avancement.
- Apprendre sans cesse. Nous offrons des possibilités de formation continue, de
perfectionnement et d'encadrement, même pour les apprenants les plus
insatiables.
- Être en pleine santé. Vous profiterez des meilleurs avantages sociaux dès le
premier jour, parce que des employés en bonne santé sont des employés
heureux.
- Garder un équilibre vie personnelle/professionnelle. Profitez de ressources
et de flexibilité pour intégrer plus facilement le travail à votre vie.
- Vous concentrer sur votre santé mentale et votre mieux-être. Nous sommes là
pour offrir un service exceptionnel à nos clients, mais nous pouvons
uniquement y parvenir si nous prenons tous soin de nous-mêmes et si nous nous
soutenons les uns les autres.
- Vous joindre à une entreprise engagée à redonner et ayant une incidence
durable et positive sur les communautés dans lesquelles nous travaillons et
vivons.
- Être rémunéré pour donner au suivant. Vous aurez droit à des congés payés par
l'entreprise pour faire du bénévolat pour des causes qui vous tiennent à
cœur.
Si vous avez lu jusqu’ici, nous devons vous poser cette question :
Qu’attendez-vous? Soumettez votre candidature dès maintenant!
Visitez : jobs.adp.com
Job Title: Executive Assistant/Senior Administrator
Location: Montreal – Hybrid
We’re seeking a savvy, solutions-oriented Executive Assistant/Senior
Administrator to support the VP of Majors, Sales in Canada. This is more than
just a support role—it’s about being the go-to person who brings order to
complexity, thrives under pressure, and takes pride in creating solutions that
keep the business moving.
You’ll need to be highly organized, resourceful, and comfortable managing a
demanding calendar, creating high-impact PowerPoint presentations, and
supporting a fast-paced sales organization composed of multiple teams. This role
is output-driven—there may be times you’ll work beyond typical hours to deliver
results, but you’ll have the autonomy to own your day and your outcomes.
Key Responsibilities:
- Provide high-level administrative and confidential support to the Head of
Sales.
- Proactively manage a dynamic calendar, resolve conflicts, and coordinate
meetings.
- Own the organization and maintenance of documentation and initiate
follow-ups.
- Keep shared office spaces organized, presentable, and up to date.
- Conduct independent research to support decision-making.
- Plan and execute internal and off-site meetings and events.
- Analyze and compile information into clear, impactful presentations.
- Communicate updates, processes, and changes effectively across teams.
- Maintain inventory of branded merchandise and office supplies.
- Support the broader management team and help ensure smooth daily operations.
What You Bring:
- Fully Bilingual, Fluent French language, requires written and spoken
- 4+ years of experience supporting senior or C-level executives in a
fast-paced environment.
- 6+ years in administrative roles with strong exposure to executive
leadership.
- A high level of discretion, professionalism, and attention to detail.
- Strong communication skills—both written and verbal.
- Expert proficiency in Microsoft Office, especially PowerPoint, Excel, and
Word.
- Ability to multitask and prioritize effectively under tight deadlines.
- Experience using productivity tools like Webex and working independently.
- A knack for process improvement and problem-solving with a proactive mindset.
Education:
- High school diploma required; college coursework or specialized admin
training preferred.
YOU'LL LOVE WORKING HERE BECAUSE YOU CAN:
- Be yourself in a culture that values equity, inclusion, and belonging and
creates a safe space for diverse perspectives and insights.
- Belong by joining one of nine Business Resource Groups where you can connect
globally with networks and allies who share common interests and experiences.
- Grow your career in an agile, fast-paced environment with plenty of
opportunities to progress.
- Continuously learn. Ongoing training, development, and mentorship
opportunities for even the most insatiable learner.
- Be your healthiest. Best-in-class benefits start on Day 1 because healthy
associates are happy ones.
- Balance work and life. Resources and flexibility to more easily integrate
your work and your life.
- Focus on your mental health and well-being. We're here to provide exceptional
service to our clients, and none of that happens without each of us taking
care of ourselves and being there for one another.
- Join a company committed to giving back and generating a lasting, positive
impactupon the communities in which we work and live.
- Get paid to pay it forward. Company-paid time off for volunteering for causes
you care about.
If you’ve made it down this far, we must ask: What are you waiting for? Apply
now!
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LI-Hybrid
