Coordonnateur | Coordonnatrice en gestion documentaire (Prolongement de la ligne bleue)
Notre division du Centre d'expertise et Projets Majeurs réunit l'expertise exceptionnelle et les réalisations remarquables de nos divisions Bâtiment et Civil \& Mines. Cette nouvelle entité incarne notre passion pour l'excellence dans la construction et la réalisation de projets d'infrastructures majeurs depuis plus de 50 ans. Notre équipe chevronnée d'ingénieurs, de gestionnaires de projets et de spécialistes continue à repousser les limites et à livrer des projets qui façonnent nos communautés et ouvrent la voie à un avenir prometteur.
Nous mettons l'innovation et la collaboration au cœur de nos réalisations, toujours dans le respect des normes les plus élevées de l'industrie et de l'environnement. Notre engagement envers la qualité et le bien-être de nos communautés nous inspire chaque jour à repousser les limites. Notre réputation d'excellence et d'engagement continuera de briller au travers de nouveaux projets et de laisser une empreinte durable sur le paysage des grands projets partout au Canada.
Ensemble, nous bâtirons un avenir à héritage majestueux et durable.
Sous la supervision du Directeur des services aux projets, le titulaire effectue divers travaux pour assurer la gestion intégrée des documents (GID), la conservation, la protection, la diffusion et la recherche des informations conformément à des politiques, des procédures, des lois et des normes régissant la gestion documentaire, et ce, principalement pour la documentation d'ingénierie. Le titulaire pourrait également être appelé à réaliser des tâches similaires dans le cadre d'autres projets d'envergure de l'entreprise.
- Effectue différentes activités nécessaires à la gestion intégrée des documents (classification, classement, indexation, assemblage, saisie, traçabilité, enregistrement, numérisation, contrôle de la qualité, transfert, archivage, destruction, etc.) principalement pour la documentation (numérique et papier) du projet.
- Assure le maintien et l'application du système de classification, d'inventaire, d'indexation et de conservation de données selon les procédures, les politiques et les lois en vigueur, et participe à son amélioration.
- Analyse, en collaboration avec le conseiller en gestion documentaire et accès à l'information, les documents comportant des problèmes complexes et inhabituels et participe à l'élaboration d'éléments de solution.
- Assiste les employés dans l'utilisation des outils de gestion documentaire mis à leur disposition et dans l'application des normes et procédures préétablies.
- Effectue des recherches, du repérage, de la codification afin de répondre aux demandes qui lui sont adressées.
- Maintient à jour ses connaissances des lois et des normes régissant les archives pour demeurer à l'affût de nouvelles méthodes de travail et des nouveaux outils en gestion intégrée des documents.
- Prépare, assemble et numérise des documents au besoin.
- Génère les transmissions et la réception de la documentation aux parties internes et externes.
- En collaboration avec l'équipe en gestion documentaire, le ou la titulaire du poste pourrait :
- Effectuer différents suivis pour assurer l'application et le respect des échéances requises par les lois en vigueur, notamment la Loi sur les archives, la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, etc.
- Planifier et coordonner l'élimination et le transfert des documents selon le calendrier de conservation en vigueur.
- Effectue toutes autres tâches connexes à la demande de son supérieur immédiat.
Qualifications
- Détenir un certificat universitaire en archivistique, en gestion documentaire ou en gestion de l'information numérique.
- Posséder 3 à 5 ans d'expérience en gestion documentaire ou dans le domaine des archives.
- Expérience pertinente dans une entreprise de construction (un atout).
- Expérience pertinente en matière de gestion des documents de projets d'ingénierie (un atout).
- Bonne connaissance des lois et normes régissant les archives.
- Bonne maîtrise des logiciels de la suite Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint et Teams).
- Connaissance du logiciel BIM 360 (un atout).
- Connaissance générale des documents d'ingénierie et de gestion de projets.
Profil recherché
- Excellente capacité d'analyse et de synthèse.
- Grande autonomie et souci du détail.
- Faire preuve d'initiative, de rigueur et d'intégrité.
- Expérience de travail sur des chantiers de grande envergure.
- Capacité à s'intégrer dans un environnement d'équipe et aptitudes personnelles à encourager le travail d'équipe.
Conditions de travail
- Salaire compétitif.
- 4 semaines de vacances annuelles.
- Télétravail offert conciliant travail et vie familiale.
- Programme modulable d'assurances collectives dès l'entrée en poste.
- REER collectif avec cotisation de l'employeur dans un Régime de participation différée aux bénéfices (RPDB).
- Accès à un médecin virtuel instantanément (télémédecine) 24h/24.
- Programmes de formation et de perfectionnement.
- Programme d'aide aux employés.
- Café et fruits offerts.
- Club social et comité santé mieux-être actifs.
- Environnement diversifié, innovant et stimulant.
- Entreprise bâtie sur des valeurs de respect, d'intégrité et de travail bien fait.
- Firme reconnue au palmarès des Sociétés les mieux gérées au Canada.
