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À propos de l'Institut Trebas
L'Institut Trebas, créé en 1979, est une école professionnelle privée avec des campus à Montréal et à Toronto et offrant un large éventail de programmes dans les domaines de l'audio, du cinéma et de la télévision, des affaires et de la technologie ainsi que de la gestion de la musique, des événements et du divertissement. Notre mission est de fournir des services d'éducation et de soutien de haute qualité et accessibles afin de maximiser la réussite et l'expérience d'apprentissage de nos étudiants. Nous nous efforçons d'accomplir cette mission grâce à un engagement envers l'excellence, l'innovation, la collaboration interdisciplinaire, ainsi que l'inclusivité et la diversité. L'Institut Trebas est membre du réseau d'établissements d'enseignement supérieur Global University Systems Canada.
Objectif Principal
L'objectif du poste d'adjoint(e) administratif(ve) et coordonnateur(trice) de projets est d'assurer un soutien administratif efficace et coordonner la mise en œuvre des projets afin de garantir leur bon déroulement, en respectant les échéanciers, les budgets et les priorités établies. Ce rôle constitut un poste clé dans la planification, le suivi des activités, la communication entre les différents départements et l'optimisation des processus organisationnels.
Tâches et Responsabilités
L'adjoint(e) administratif(ve) et coordonnateur(trice) de projets sera responsable des tâches suivantes ainsi que d'autres tâches attribuées pour soutenir divers départements opérationnels :
- Assister le vice-président des opérations dans la gestion quotidienne des activités du campus, la gestion de l'agenda et le suivi des courriels ;
- Appuyer et gérer la préparation ainsi que la mise en œuvre de projets, programmes et événements internes/externes ;
- Produire les rapports requis, incluant le suivi et le contrôle de l'avancement des projets---préparer, réviser et soumettre divers rapports et comptes rendus de réunions ;
- Élaborer des plans de mise en œuvre et des échéanciers pour tous les projets courants et futurs ;
- S'assurer que toute la documentation liée aux projets est exacte et correctement téléversée dans les systèmes internes ;
- Analyser les informations relatives aux projets et compiler les horaires et/ou rapports dans les délais requis ;
- Autonomie dans la coordination des remplacements en cas d'absences de courte durée liées à divers projets, en l'absence du gestionnaire direct ;
- Participer à des projets spéciaux et exécuter toute autre tâche assignée par le vice-président des opérations ;
- Assurer la traduction de documents et contenus officiels (Français-Anglais) ;
- Fournir un soutien administratif complet et de qualité aux différents départements, au besoin ;
- Coordonner et planifier des événements en collaboration avec d'autres départements, si nécessaire.
Compétences Requises
Pour réussir dans le poste d'adjoint(e) administratif(ve) et coordonnateur(trice) de projets, une personne doit s'engager à développer, maintenir et démontrer les aptitudes suivantes :
Éducation et expériences :
- Diplôme universitaire ou collégial en administration des affaires, en gestion de projets ou équivalent (Requis) ;
- Minimum de deux (2) ans d'expérience dans un rôle de soutien administratif ou dans un rôle de soutien équivalent ;
- Minimum d'un (1) an d'expérience en gestion de projets.
Connaissances et compétences :
- Compétences avancées dans l'utilisation de la suite Microsoft Office, notamment OneDrive, Teams, Outlook, Word, Powerpoint et Excel ;
- Connaissance du système Salesforce (un atout) ;
- Excellentes compétences en organisation et en gestion du temps, incluant la capacité à gérer plusieurs priorités et à assurer l'archivage efficace et structuré des documents ;
- Capacité à faire preuve d'initiative et grande attention aux détails ;
- Faculté à travailler de façon autonome ou en équipe selon les besoins et exigences opérationnels ;
- Aptitude à évoluer efficacement sous pression dans un environnement dynamique et rapide ;
- Capacité démontrée à gérer plusieurs tâches simultanément dans un environnement dynamique et en constante évolution ;
- Bilinguisme en français et l'anglais : La maîtrise des deux langues est requise, car ce poste implique de communiquer par courriel, téléphone, présentation et/ou lors de réunions avec les sièges sociaux et partenaires au Canada et à l'échelle internationale (environ 20 % des communications).
** Dans le présent document, le masculin est utilisé dans le seul but d'alléger le texte.
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About Trebas Institute
Trebas Institute, established in 1979, is a private vocational school with campuses in Montreal and Toronto. Trebas offers a broad range of audio, film and television, business, technology programs, music, events, and entertainment management. Our mission is to provide high-quality and accessible education and support services to maximize our students' success and learning experience. We strive to achieve this mission by committing to excellence, innovation, interdisciplinary collaboration, and inclusiveness and diversity. Trebas Institute is a member of the Global University Systems Canada network of higher education institutions.
Primary Purpose
The objective of the Administrative Assistant and Project Coordinator position is to provide effective administrative support and coordinate the implementation of projects to ensure their smooth execution, while respecting deadlines, budgets, and established priorities. This key role is essential for the planning, activity tracking, interdepartmental communication, and the optimization of organizational processes.
Specific Responsibilities
The Administrative Assistant and Project Coordinator will be responsible for the following tasks, as well as other duties assigned to support various operational departments:
- Assist the Vice President of Operations in the daily management of campus activities, calendar scheduling, and email follow-ups;
- Support and manage the preparation and implementation of projects, programs, and internal/external events;
- Generate required reports, including project progress tracking---prepare, review, and submit various reports and meeting minutes;
- Develop implementation plans and timelines for all current and upcoming projects;
- Ensure all project-related documentation is accurate and properly uploaded into internal systems;
- Analyze project information and compile schedules and/or reports within required timelines;
- Provide comprehensive and high-quality administrative support to various departments as needed;
- Work autonomously to coordinate short-term coverage in the event of project-related absences during the direct line manager's absence;
- Translate official documents and content as required (French-English);
- Participate in special projects and perform any other duties assigned by the Vice President of Operations;
- Coordinate and plan events in collaboration with other departments, when necessary.
Position Requirements
To succeed in the role of Administrative Assistant and Project Coordinator, an individual must be committed to developing, maintaining, and demonstrating the following skills and abilities:
Education and Experience:
- University or college degree in Business Administration, Project Management, or equivalent (Required);
- Minimum of two (2) years of experience in an administrative support role or a similar support position;
- Minimum of one (1) year of experience in project management.
Knowledge and Skills:
- Advanced skills in using the Microsoft Office Suite, including OneDrive, Teams, Outlook, Word, PowerPoint, and Excel;
- Knowledge of the Salesforce system (an asset);
- Excellent organizational and time management skills, including the ability to manage multiple priorities and ensure structured and efficient document archiving;
- Ability to take initiative and strong attention to detail;
- Ability to work independently or as part of a team, depending on operational needs and requirements;
- Aptitude to perform effectively under pressure in a fast-paced and dynamic environment;
- Demonstrated ability to manage multiple tasks simultaneously in a constantly evolving work setting;
- Bilingual in French and English: Proficiency in both languages is required, as the position involves communication via email, phone, presentations, and/or meetings with headquarters and partners in Canada and internationally (approximately 20% of communications).
