Description de l'entrepriseNous sommes SGS – Le leader mondial des services d’essais, d’inspection et de certification. Nous sommes reconnus comme la référence mondiale en matière de qualité et d'intégrité. Nos 99 600 employés opèrent un réseau de 2 600 bureaux et laboratoires, travaillant ensemble pour permettre un monde meilleur, sécuritaire et plus interconnecté. Description du posteLa personne titulaire de ce poste travaillera avec les clients, à la fois en interne et à l’externe, en offrant un soutien, de l’information et/ou de la documentation en réponse à leurs demandes; ou en répondant aux demandes de renseignements sur les services offerts par SGS, les prix, et l’état de l’analyse tout au long de l’exécution des obligations contractuelles de l’entreprise. Fournir un service rapide et digne de confiance aux clients tout en s’assurant du respect des normes de qualité et d’intégrité de l’entreprise.RESPONSABILITÉS SPÉCIFIQUESRecevoir et traiter les demandes de service des clients.Préparer et fournir des rapports, certificats et documents aux clients pour les services rendus par le personnel de SGS. Imprimer et envoyer les accusés de réception des échantillons au client par télécopieur selon le système utilisé (note : les filiales qui utilisent SLIMS envoient automatiquement des reçus confirmant la réception d’échantillons au client).Vérifier les instructions de travail, le code de la méthode, les rapports, les prix et les instructions de facturation à l’égard des devis, instructions des clients et informations provenant du profil des clients.Tenir à jour un système de classement.Effectuer la saisie de données fournies par les clients et les laboratoires pour produire les étiquettes des échantillons, bons de travail, fiches de travail et divers rapports. Préparer et soumettre des factures exemptes d’erreurs et dans les délais requis aux clients pour les services rendus. Recevoir et valider les factures des fournisseurs, attribuer les codes et préparer les demandes de paiement; tenir à jour les fichiers des comptes créditeurs et débiteurs.Effectuer le contrôle des comptes débiteurs et communiquer avec les clients pour recouvrer les comptes impayés en cas de besoin. Entrer et assurer le traitement rapide de l’information dans les systèmes de l’entreprise.Émettre des devis à partir d’une liste de prix standard.Documenter les demandes de renseignements des clients liées aux données discutables, rapports en retard, erreurs dans les rapports et les factures, etc., dans le registre des cas du client et fermer le cas une fois l’enquête sur le contrôle de la qualité terminée.Préparer et garder à jour des dossiers complets et précis des clients concernant les services rendus afin de faciliter les demandes de renseignements, assurer un soutien à la facturation des clients et des comptes fournisseurs, et veiller à la conformité des exigences concernant les vérifications internes et externes également.Recueillir et/ou préparer les informations et documents nécessaires chaque mois pour faciliter la préparation des documents de travail, des charges à payer et des écritures de journal du grand livre général.Tenir à jour les registres d’ordre de travail et les systèmes de classement.Enquêter et résoudre les plaintes et demandes de renseignement des clients en interne et externe avec le responsable de la filiale ou le superviseur et le responsable de l’assurance qualité. Tenir à jour un registre de cas.Générer et tenir à jour les feuilles de calcul, les graphiques et/ou les rapports de la direction.Établir les horaires des employés pour les inspections (ex. : veiller à ce que les personnes concernées suivent les formations nécessaires pour les supervisions, audits) selon les besoins.Recevoir, inspecter, trier et étiqueter les échantillons des clients.Saisir les informations relatives aux échantillons dans le système de SGS et préparer les étiquettes pour les envois aux stations appropriées.Sous-traiter les échantillons aux autres laboratoires de SGS ou aux laboratoires indépendants de SGS, le cas échéant, et tenir à jour les documents relatifs à la sous-traitance.Effectuer le dédouanement d’échantillons, normes, etc., pour les clients selon les besoins.Gérer les fichiers des comptes créditeurs et débiteurs. Trier, traiter, et vérifier les applications, reçus, dépenses, formulaires et autres documents, si nécessaire.Participer aux activités d’approvisionnement, d’expédition, de sous-traitance et tenir à jour les documents connexes.Gérer les activités relatives à l’approvisionnement et à la réception de fournitures de laboratoire via le système Oracle BOSS.Apporter un soutien à la réception, si nécessaire. Effectuer la mise à jour et la distribution de la liste téléphonique interne.Répondre et rediriger les appels téléphoniques de manière appropriée. Accueillir les visiteurs avec rendez-vous et les diriger à la personne ou à l’endroit approprié. Accueillir les visiteurs sans rendez-vous afin de déterminer le but de leur visite.Organiser les événements spéciaux comme Noël, les charités, les collectes de dons, etc. Offrir un soutien mutuel aux autres membres du personnel selon les besoins.Certains projets spéciaux ou selon les circonstances pourraient être assignés à l’occasion.Développer et entretenir de très bonnes relations avec les individus à tous les niveaux de l’organisation, à la fois aux niveaux internes et externes.Coordonner et/ou communiquer les exigences du service à la clientèle aux autres services et sites concernés – travailler en collaboration avec eux afin d’offrir un service à la clientèle efficace et dans les délais requis.Veiller au respect des politiques de l’entreprise à l’égard de la santé et sécurité au travail, du Code d’intégrité et du Code de conduite professionnelle. QualificationsPROFILLa personne titulaire de ce poste doit posséder au minimum un diplôme d’études secondaires ou un certificat d’équivalence d’études secondaires (GED).Une éducation postsecondaire dans un domaine administratif ou dans un programme lié aux sciences est un atout important.Avoir 1 à 3 ans d’expérience de travail dans un rôle administratif.Un minimum de 1 à 3 ans d’expérience dans un environnement de laboratoire est un atout considérable. HABILETÉS REQUISESCompétences techniques spécifiques :Avoir une bonne coordination oculo-manuelle pour manipuler les échantillons et le matériel de laboratoire.Faire preuve de bon jugement pour identifier et résoudre les problèmes au travail. En cas de difficultés, signaler les problèmes au superviseur pour les résoudre.Faire preuve d’un certain niveau de créativité pour résoudre les problèmes de routine.Capacité à travailler sous pression en période de grande activité, et satisfaire aux demandes contradictoires d’un volume de travail important par rapport à la qualité des résultats.Maîtriser différents types de logiciels (Word, Excel, etc.).Compétences reconnues à gérer et à coordonner plusieurs projets à la fois dans un environnement très dynamique et professionnel.Faire preuve d’excellentes habiletés de communications verbales et écrites, y compris la grammaire et la rédaction de textes.Capacité à travailler en situation de groupe et de façon autonome.Compétences reconnues en matière de gestion du temps et avoir le souci du détail.Avoir une très bonne compréhension des applications Oracle serait également un atout.Veiller au respect des politiques de l’entreprise à l’égard de la santé et sécurité au travail, du Code d’intégrité et du Code de conduite professionnelle. Informations supplémentairesSGS Canada est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi et nousSGS est un employeur offrant l'égalité des chances, et de ce fait, nous recrutons, embauchons, formons et promouvons des personnes dans toutes les classes d'emploi sans distinction sur la base de la race, la couleur, la religion, le sexe, l'origine nationale, du handicap, l'âge, l'état matrimonial, l'orientation sexuelle, l'identité ou l'expression de genre, le statut autochtone, ou toute autre caractéristique protégée par la loi.Pour exercer ce travail avec succès, l’individu doit être en mesure d'accomplir chacune des tâches essentielles de manière satisfaisante avec ou sans aménagements raisonnables. Les exigences énumérées ci-dessus représentent les connaissances, compétences et/ou aptitudes requises.Cette description de poste ne doit pas être interprétée comme constituant une déclaration exhaustive des tâches, responsabilités ou exigences, mais plutôt comme une description générale du poste. Rien dans ce document ne limite les droits de l'entreprise à assigner ou réassigner des tâches et responsabilités à ce poste à tout moment.Des accommodements sont disponibles sur demande pour les candidats qualifiés, et ce, à chaque étape du processus de recrutement. Veuillez noter que les candidats postulant pour des offres d'emploi au Canada doivent être autorisés à travailler au Canada.
