The Role Department: Workplace Services Location: Canada Reports to: Senior Workplace Services Manager, North America Role: Workplace Services Manager, Canada The Team Reporting in the Senior Workplace Services Manager – North America, this person will be responsible for overseeing the development, implementation and ongoing management of various administrative functions and processes, facilities management, office operations, capacity planning, health and safety policy and procedures, and act as the organization's point person for outside vendors and service providers for their assigned Clyde and Co Offices in the region. This person will manage a team in the offices they oversee and will be responsible for coaching and mentoring the team as required, to ensure that they understand their roles and responsibilities and what is required of them to deliver a value-for money facilities management service to our offices. This position is in hybrid work mode. Travel between offices within the region will also be necessary. Key Responsibilities Oversee the daily operations of workplace services, ensuring that all services are delivered efficiently and meet organizational standards. Manage and lead a team of onsite Workplace & Office coordinators and managers, providing guidance, training, and performance evaluations to enhance service quality and employee development. Develop and implement policies and procedures related to workplace services, ensuring compliance with regulations and best practices. Foster strong relationships with employees and stakeholders, addressing concerns and ensuring a high level of customer satisfaction. Ensure all financial and budget processes and controls are managed and adhered to in line with firm policies and procedures To work closely with the procurement team with the procurement of bulk contracts and help drive contract negotiations to improve contractor relations and achieve best value Oversee and manage administrative assistants, create timelines, allocate resources, and monitor progress to meet objectives. Manage relationships with service providers, including cleaning, maintenance contractors, mail and supply vendors. Ensure the firm receives high-quality and cost-effective service. Work closely with project teams to manage office sizing projects and capacity planning. Work closely with other departments to coordinate services and support organizational goals, ensuring seamless communication and collaboration across teams. Participate in the recruitment and selection process for the team members Essential Skills & Experience University diploma in administration, management, or an equivalent combination of education and experience. Minimum of 4 years of experience in service management or a related role, with a strong understanding of workplace operations and customer service principles. Relevant experience in managing a team. Vendor management experience. Professionalism, integrity and strong work ethics. Organized, efficient, able to prioritize and manage their own workload in addition to working without supervision. A strong team player with the ability to drive excellence. Strong oral and written communication skills; bilingualism would be an asset. Ability to embrace organizational change. Ability to deal with confidential information discreetly. The Firm Clyde & Co is a leading global law firm, specialising in the sectors that underpin global trade and commercial activity, namely: insurance, transport, construction, energy, trade and commodities. It is globally integrated, offering a comprehensive range of contentious and non-contentious legal services and commercially minded legal advice to businesses operating across the world. Clyde & Co is committed to operating in a responsible way. This means progressing towards a diverse and inclusive workforce that reflects the diversity of its communities and clients, using its legal skills to support its communities through pro bono work, volunteering and charitable partnerships, and minimising the impact it has on the environment. The firm has 480 partners, 2400 lawyers, 3200 legal professionals and 5000 people overall in over 60 offices and associated offices worldwide. Our Values Our values are the principles that guide the decisions we make, unite us in our endeavors and strengthen our delivery, for our clients and our firm. We: Work as one We are a globally connected team of talented people who act with a firm first mentality to achieve success Excel with clients We aim high and challenge ourselves to deliver unique excellence for our clients, keeping them at the center of everything we do Celebrate difference We help each other to be at our best and believe our differences result in greater achievement Act boldly We seek new opportunities, take action and learn as we go, recognizing that curiosity drives our development and contributes to growth Business Services Competencies Clyde & Co is committed to providing extensive, personal and professional development opportunities for our people, enabling them to be highly effective in their current role as well as assisting them in fulfilling their career aspirations. The competencies are used to inform all aspects of Business Services career development. They vary across levels and different business areas and fall under the following areas: Technical Excellence People and Team Client/Stakeholder Relationships Service Delivery and Commercial Awareness Personal Effectiveness This is the job description as constituted at present; however, the Firm reserves the right to reasonably amend it in accordance with the changing needs of the business. Votre rôle Service : Services de bureau Lieu : Canada Supérieur·e hiérarchique : Gestionnaire principale, Services de bureau, Amérique du Nord Titre de poste : Gestionnaire, Services de bureau, Canada Votre équipe Relevant de la gestionnaire principale, Services de bureau, Amérique du Nord, la personne titulaire du poste sera responsable de superviser le développement, la mise en œuvre et la gestion d’une variété de fonctions et de processus administratifs, d’installations, d’activités de bureau, de plans liés à la capacité, et de politiques et de procédures sur la santé et la sécurité. Elle agira à titre de point de contact de l’organisation pour les prestataires de services et fournisseurs externes dans les bureaux de Clyde & Cie de la région. La personne titulaire du poste devra gérer une équipe parmi les bureaux qui lui seront attribués et prendra en charge l’encadrement et le mentorat des membres de son équipe en fonction des besoins. Elle devra s’assurer que les membres connaissent leur rôle, leurs responsabilités et les attentes envers eux et elles en vue de l’offre de services de gestion des installations à juste valeur dans nos bureaux. Le travail s’effectue en mode hybride. Des voyages d’affaires d’un bureau à l’autre dans la région seront aussi requis. Vos responsabilités En raison de la structure pancanadienne et mondiale du cabinet d’avocats Clyde & Co, nos gestionnaires seront très fréquemment appelés à interagir en langue anglaise dans le cadre de leurs fonctions. Plus particulièrement et sans que cette liste ne soit exhaustive, nos gestionnaires devront être en mesure de superviser tant l’implantation de processus administratifs que la mise en place de politiques de conformité dans un environnement de travail entièrement bilingue. Pour ce faire, le titulaire du poste devra communiquer régulièrement avec nos bureaux situés en Amérique du Nord ainsi qu’avec des fournisseurs externes dont la langue d’affaire est majoritairement l’anglais. Par ailleurs, compte tenu des fonctions de supervision et de mentorat associées à ce poste, nos gestionnaires devront également effectuer des déplacements réguliers à travers le Canada ainsi qu’en Amérique du Nord, et avoir la capacité d’encadrer des équipes composées exclusivement d’anglophones. Superviser les activités quotidiennes des Services de bureau et veiller à ce que tous les services soient fournis de façon efficiente et à ce qu’ils répondent aux normes organisationnelles. Gérer et diriger une équipe de coordonnateur·trice·s et de gestionnaires de bureau sur place, en leur offrant des lignes directrices et de la formation, ainsi qu’en réalisant des évaluations de rendement pour renforcer la qualité des services et le perfectionnement des membres du personnel. Élaborer et mettre en place des politiques et procédures relatives aux services de bureau, en conformité avec la réglementation et les pratiques exemplaires connexes. Cultiver de solides relations avec le personnel et les autres parties prenantes, en répondant aux préoccupations et en assurant une haute qualité de satisfaction client. Veiller à ce que l’ensemble des mesures de contrôle et des processus sur les plans financier et budgétaire soient pris en charge et respectés, conformément aux politiques et procédures applicables du cabinet. Travailler en étroite collaboration avec l’équipe Approvisionnement sur les contrats de groupe et contribuer aux négociations de contrat en vue de l’amélioration des relations avec les entrepreneurs et de l’obtention des meilleurs prix. Superviser et gérer les adjoint·e·s administratif·ve·s, créer des échéanciers, allouer des ressources et suivre les progrès vers l’atteinte des objectifs. Gérer les relations avec les entrepreneurs et les fournisseurs de services (nettoyage, entretien, poste, approvisionnement, etc.). S’assurer que le cabinet reçoit des services de haute qualité de façon rentable. Travailler en étroite collaboration avec les équipes responsables pour gérer les projets de mesure et de planification de la capacité des bureaux. Collaborer de près avec les autres équipes du cabinet afin de coordonner les services et de contribuer aux objectifs organisationnels, avec une communication harmonieuse. Participer au processus de recrutement et de sélection des membres d’équipe. Vos compétences et votre expérience Diplôme universitaire en administration ou en gestion, ou l’équivalent (ce qui pourrait correspondre à une combinaison de formations et d’expériences). Au moins 4 ans d’expérience en gestion de services ou dans un rôle connexe, avec une connaissance approfondie des activités d’exploitation d’un bureau et des principes du service à la clientèle. Expérience pertinente en gestion d’équipe. Expérience en gestion de fournisseurs. Professionnalisme, intégrité et forte éthique de travail. Sens de l’organisation, efficience et capacité à établir des priorités, à gérer sa charge de travail et à travailler sans supervision. Bon esprit d’équipe avec la capacité à favoriser l’excellence. Solides compétences en communication orale et écrite, en français et en anglais. Capacité à adopter les changements organisationnels. Capacité à traiter l’information confidentielle avec discrétion. Notre cabinet Clyde & Cie est un cabinet d’avocats mondial de premier ordre, qui se consacre aux secteurs inhérents au commerce international et aux activités commerciales, notamment les suivants : assurance, transports, construction, énergie, commerce et biens de consommation. Intégré à l’échelle de la planète, le cabinet fournit aux entreprises œuvrant partout dans le monde une gamme complète de services juridiques litigieux et non litigieux et de conseils axés sur le commerce. Clyde & Cie s’engage à agir de manière responsable. En d’autres mots, nous nous engageons à établir une main-d’œuvre diversifiée et inclusive qui reflète la diversité de nos clients et des collectivités où nous sommes actifs, à mettre à profit nos compétences juridiques pour redonner à la société par l’intermédiaire d’activités pro bono, à soutenir les communautés et les organismes caritatifs, ainsi qu’à réduire notre incidence environnementale. Le cabinet compte 480 associé·e·s, 2 400 avocat·e·s, 3 200 professionnel·le·s du droit et 5 000 membres au total dans plus de 60 bureaux principaux et affiliés à l’international. Nos valeurs Nos valeurs sont les principes directeurs qui orientent nos décisions, nous unissent dans notre travail et nous permettent de générer de meilleurs résultats, autant pour nos clients que pour notre effectif. Voici ce que nous faisons pour y parvenir : Travailler dans l’unité Nous formons une équipe internationale connectée de personnes talentueuses qui mettent le cabinet à l’avant-plan pour réussir. Exceller avec les clients Nous visons haut et nous mettons au défi d’offrir l’excellence à nos clients, en les gardant au cœur de toutes nos activités. Célébrer les différences Nous nous entraidons pour être au mieux et croyons que les différences favorisent une meilleure réussite. Agir avec audace Nous cherchons de nouvelles occasions, passons à l’action et apprenons progressivement, en reconnaissant que notre curiosité stimule notre développement et contribue à notre croissance. Compétences propres aux services administratifs Clyde & Cie est déterminé à offrir d’innombrables occasions de perfectionnement personnel et professionnel pour ses gens, afin qu’ils puissent devenir hautement efficaces dans leur rôle et afin de les aider à réaliser leurs aspirations de carrière. Les compétences en question visent à orienter tous les aspects des services administratifs sur le plan du développement de carrière. Elles varient en fonction des échelons et des divers secteurs d’affaires et s’inscrivent dans les domaines suivants : Excellence technique Personnel et équipe Relations avec les clients et les parties prenantes Offre de services et état d’esprit commercial Efficacité individuelle Cette description de poste se lit actuellement tel qu’elle est présentée. Toutefois, le cabinet se réserve le droit de la modifier de manière raisonnable en cas de changement aux besoins d’affaires. When you work at Clyde & Co, you join a team of 500 partners, 2,400 lawyers, 3,200 legal professionals and 5,500 people in nearly 70 offices and associated offices worldwide. Our values are the principles that guide the decisions we make, unite us in our endeavours and strengthen our delivery, for both our clients and our firm. We work as one, excel with clients, celebrate difference and act boldly. We are committed to operating in a responsible way by progressing towards a diverse and inclusive workforce that reflects the communities and clients it serves. We are devoted to providing an environment in which everyone can realise their potential, using its legal and professional skills to support its communities. We do this through pro bono work, volunteering and charitable partnerships, and minimising the impact it has on the environment, including through our commitment to the SBTi Net-Zero standard and the setting of ambitious emissions reduction targets. We offer a range of tailored benefits and support, including healthcare, retirement planning and wellbeing initiatives. Clyde & Co is proud to be an equal opportunities employer. Our core values encourage us to support fairness, celebrate diversity and prohibit all forms of discrimination in the workplace to allow everyone to excel at work. Therefore, we welcome and encourage all applications from suitably qualified individuals, regardless of background or identity. Please take a moment to read our privacy notice carefully. This describes what personal information Clyde & Co (we) may hold about you, what it’s used for, how it’s obtained, your rights and how to contact us as a data subject. If you are submitting a candidate as a Recruitment Agency Partner, it is an essential requirement and your responsibility to ensure that candidates applying to Clyde & Co are aware of this privacy notice. When you click an apply button, you will be redirected to our careers sign-in page where you can either enter your existing credentials or set up an account with us. If there are no opportunities you would like to apply to, we instead encourage you to join our talent community. We’re a global law firm working with businesses at the heart of global trade and commerce. But we’re so much more than that. Our collective drive, our pursuit of excellence and our ambition to do our best for our clients, and each other has fuelled our growth for over 90 years. Find out more about our firm. It’s an exciting time to work with us. With challenging cases, impactful client projects, growing teams and new offices, you’ll work in a fast-paced environment with rewarding outcomes. Collectively, we strive towards our shared goal of consistently delivering exceptional outcomes and bringing the best out in each other. Explore where you could work with us. Our early careers programmes differ from any other law firm, because of our rich learning experience coupled with our opportunities to work directly with clients. In return, we ask you to bring your ambition and collaborative mind to support the firm’s continued success and growth. Apply to our early career opportunities. With over 65 offices in 26 countries, wherever you’re based, you’ll be empowered to accelerate your career doing interesting, stimulating work, achieving your potential and delivering exceptional outcomes. Discover where we are based. Here, you’re in good company. With over 5,500 individuals with offices in every time zone, our drive for success is continuous, reaching across the globe. Our people stay with us because we invest in strong relationships and value shared success. Learn more about life with us.
