Please refer to the How to Apply for a Job (for External Candidates) job aid for instructions on how to apply. If you are an active McGill employee (ie: currently in an active contract or position at McGill University), do not apply through this Career Site. Login to your McGill Workday account and apply to this posting using the Find Jobs report (type Find Jobs in the search bar). Position Summary: Reporting to the Associate Director, International Education, the Safety Abroad Officer is responsible for the development, implementation and monitoring of international safety education, training, protocols and communications. They will manage activities related to international travel with a focus on risk management for McGill student travel for University-sanctioned activities. The incumbent will manage the McGill Student Travel registry app, the Safety Abroad webpage and McGill’s Learning Management Course platform for training. The incumbent will be responsible for developing and maintaining standard operating processes and procedures, implementing quality management practices and continuous improvements to ensure efficient and effective use of the systems. They will also be responsible for compiling and reviewing Faculty safety plans for field courses travel. This role leads data analysis and prepares data requests. The incumbent will establish travel safety preparedness information and orientation sessions (i.e. Regional Information and Networking sessions) and serve as an advisor to students, faculty, staff and administration on matters related to student travel risk and security. Relevant du directeur associé, Éducation internationale, l’agent(e) de la sécurité à l’étranger est responsable de l’élaboration, de la mise en œuvre et de la surveillance de l’éducation, de la formation, des protocoles et des communications en matière de sécurité à l’échelle internationale. Ils géreront les activités liées aux voyages internationaux en mettant l’accent sur la gestion des risques liés aux voyages des étudiants de McGill pour les activités sanctionnées par l’Université. Le titulaire du poste gérera l’application d’enregistrement des voyages étudiants de McGill, la page Web Sécurité à l’étranger et la plateforme de formation en gestion de l’apprentissage de McGill. Le titulaire sera chargé d’élaborer et de tenir à jour des processus et des procédures opérationnels normalisés, de mettre en œuvre des pratiques de gestion de la qualité et d’apporter des améliorations continues afin d’assurer une utilisation efficace et efficiente des systèmes. Ils seront également responsables de compiler et d’examiner les plans de sécurité de la Faculté pour les déplacements des cours sur le terrain. Ce rôle dirige l’analyse des données et prépare les demandes de données. Le titulaire établira des séances d’information et d’orientation sur la préparation à la sécurité des voyages (c.-à-d. des séances d’information et de réseautage régionales) et conseillera les étudiants, les professeurs, le personnel et l’administration sur les questions liées aux risques et à la sécurité des voyages des étudiants. Primary Responsibilities: Training and Education Guided by best practices, research, institutional data, and feedback, the Officer is tasked with developing, delivering, and overseeing international travel safety education and training for students studying abroad. Acts as a University-wide resource related to safety abroad and provides expert advice on global safety and security to University leadership, committees, faculty, staff and students. Provides expertise and support to ensure programs, activities and actions are conducted according to the University’s travel safety requirements. Remains informed on current standards and best practices through participation in external communities of practice. Identifies opportunities to inform Faculties and other units about safety abroad requirements and procedures. Develops, delivers and monitors safety abroad information, training and outreach. Manages some traveler tracking and travel safety compliance. Technical systems support and management Is the key internal resource and subject matter expert for system workflows and troubleshooting systems. Oversees accuracy of international travel data in app. Externally liaises with service providers. Protocols and Process Provides support in the design, implementation, and evaluation of risk management and safety abroad protocols, procedures, and programs. Promotes the development and consistent implementation of processes to support safety abroad for the students. Utilizes a continuous improvement approach to ensure best and promising practices are implemented in incident management, documentation, and systems approaches. Emergency Response Reviews incident alerts and initiates communications with students, staff, faculty, partners, etc., if events or incidents take place that create safety concerns per Standard Operating Procedures. Oversees the administrative procedure for reviewing travel requests to areas of elevated risk (travel exemptions). Manages emergency response and crisis management support activities. Demonstrates knowledge of emergency response procedures; problem-solves, uses resources, and acts quickly in difficult situations. Makes recommendations on active cases and presents related documentation/case analysis. Formation et éducation Guidé par les meilleures pratiques, la recherche, les données institutionnelles et les commentaires, l’agent est chargé d’élaborer, de dispenser et de superviser l’éducation et la formation en sécurité des voyages internationaux pour les étudiants qui étudient à l’étranger. Agir à titre de ressource à l’échelle de l’Université en matière de sécurité à l’étranger et fournir des conseils d’expert sur la sûreté et la sécurité mondiales à la direction, aux comités, au corps professoral, au personnel et aux étudiants de l’Université. Fournir une expertise et un soutien pour s’assurer que les programmes, les activités et les actions sont menés conformément aux exigences de l’Université en matière de sécurité des déplacements. Se tenir informé des normes actuelles et des meilleures pratiques en participant à des communautés de pratique externes. Identifier les occasions d’informer les facultés et les autres unités sur les exigences et les procédures de sécurité à l’étranger. Élaborer, dispenser et surveiller l’information, la formation et la sensibilisation en matière de sécurité à l’étranger. Gérer le suivi des voyageurs et la conformité en matière de sécurité des voyages. Support et gestion des systèmes techniques Est la ressource interne clé et l’expert en la matière pour les flux de travail des systèmes et le dépannage des systèmes. Superviser l’exactitude des données de voyage international dans l’application. Assurer la liaison externe avec les prestataires de services. Protocols et processus Fournir un soutien dans la conception, la mise en œuvre et l’évaluation des protocoles, procédures et programmes de gestion des risques et de sécurité à l’étranger. Promouvoir l’élaboration et la mise en œuvre cohérente de processus pour soutenir la sécurité des étudiants à l’étranger. Utilise une approche d’amélioration continue pour s’assurer que les meilleures pratiques prometteuses sont mises en œuvre dans les approches de gestion des incidents, de documentation et de systèmes. Intervention d’urgence Examiner les alertes d’incident et initier les communications avec les étudiants, le personnel, le corps professoral, les partenaires, etc., si des événements ou des incidents se produisent qui créent des problèmes de sécurité conformément aux procédures opérationnelles normalisées. Superviser la procédure administrative d’examen des demandes de voyage dans les zones à haut risque (exemptions de voyage). Gérer les activités d’intervention d’urgence et d’appui à la gestion de crise. Démontre une connaissance des procédures d’intervention d’urgence ; résoudre des problèmes, utiliser des ressources et agir rapidement dans des situations difficiles. Formuler des recommandations sur les cas en cours et présenter la documentation et l’analyse des cas connexes. Other Qualifying Skills and/or Abilities Successful completion of a post-secondary degree in a related field and a minimum of 4 years of experience in a related safety/study abroad role in a post-secondary environment. Experience with intercultural and international issues required. Knowledge and ability to design and facilitate information sessions and risk assessments to diverse audiences. Experience working effectively with diverse communities of students and promoting inclusion; strong interpersonal skills and intercultural sensitivity. Ability to handle emergency situations and effectively prioritize and execute tasks. Knowledge of current best practices pertaining to international activities. Experience working with university policy and regulations governing study abroad; risk management. Exceptional verbal and written communication skills (English and French). Critical attention to detail. Strong time management and organizational skills Analytical, research and problem-solving skills Demonstrated experience working in a decentralized environment with diverse stakeholders including senior management. Ability to handle sensitive and confidential matters with discretion, tact, sound judgment, integrity and diplomacy. Minimum Education and Experience: Undergraduate degree Three (3) years’ related experience Obtention d’un diplôme d’études postsecondaires dans un domaine connexe et un minimum de 4 ans d’expérience dans un rôle connexe de sécurité ou d’études à l’étranger dans un environnement postsecondaire. Expérience des questions interculturelles et internationales requise. Connaissance et capacité de concevoir et d’animer des séances d’information et des évaluations des risques à l’intention de divers publics. Expérience de travail efficace avec diverses communautés d’étudiants et de promotion de l’inclusion ; Solides compétences interpersonnelles et sensibilité interculturelle. Capacité à gérer les situations d’urgence et à établir efficacement les priorités et à exécuter les tâches. Connaissance des meilleures pratiques actuelles en matière d’activités internationales. Expérience de travail avec les politiques et règlements universitaires régissant les études à l’étranger ; gestion du risque. Compétences exceptionnelles en communication verbale et écrite (anglais et français). Souci critique du détail. Solides compétences en gestion du temps et en organisation Compétences en analyse, en recherche et en résolution de problèmes Expérience démontrée de travail dans un environnement décentralisé avec diverses parties prenantes, y compris la haute direction. Capacité de traiter des questions délicates et confidentielles avec discrétion, tact, discernement, intégrité et diplomatie. Études et expérience minimales : Diplôme de premier cycle Trois (3) années d’expérience connexe As one of Montreal's Top Employers, here is what we offer: Competitive benefits package (Health, Dental, Life Insurance) (if eligible) Defined contribution pension plan (with employer contribution up to 10%) (if eligible) Group Registered Retirement Savings Plan (RRSP) and Tax Free Savings Account (TFSA) Competitive vacation policy Two (2) personal days Two (2) floating holidays Nine (9) "Summer Fridays" - paid days off between the St-Jean Baptiste holiday and Labour Day Paid time off over the December holiday period Tuition waver for regular employees and their dependents Up to two (2) days of remote work per week where the position permits Before applying, please note that to work at McGill University, you must be both authorized to work in Canada and willing to work in the province of Quebec at the campus where the position is based / located. Knowledge of English: McGill University is an English-language university where day to day duties may require English communication both verbally and in writing. The level of English required for this position has been assessed at a level # (qualifier) on a scale of 0-4. For a definition of our language proficiency levels, please click here. Minimum Education and Experience: Bachelor's Degree 3 Years Related Experience / Annual Salary: (MPEX Grade 04) $63,810.00 - $79,760.00 - $95,710.00 Job Profile: MPEX-ADM2A - General Administration - Professional 2 Hours per Week: 33.75 (Full time) Supervisor: Associate Director, International Education Position End Date (If applicable): 2025-05-17 Deadline to Apply: McGill University hires on the basis of merit and is strongly committed to equity and diversity within its community. We welcome applications from racialized persons/visible minorities, women, Indigenous persons, persons with disabilities, ethnic minorities, and persons of minority sexual orientations and gender identities, as well as from all qualified candidates with the skills and knowledge to productively engage with diverse communities. McGill implements an employment equity program and encourages members of designated groups to self-identify. Persons with disabilities who anticipate needing accommodations for any part of the application process may contact, in confidence, accessibilityrequest.hr@mcgill.ca. Located in one of the world’s great multicultural and multilingual cities, McGill University is internationally recognized for its excellence as a leading institution of higher education and research. For nearly 200 years, through the work of dedicated people, McGill has been breaking ground in diverse fields and contributing solutions to some of the world’s most significant issues. McGillians are proud to be part of a community that is both global and local, inspired by challenge and committed to shaping a better future. McGill received a Platinum STARS rating in sustainability, is among Canada’s greenest employers, and is a top Montreal Employer. Grandescunt Aucta Labore. By work, all things increase and grow. Find a sense of purpose. Develop your future. Join us today.
