McKesson is an impact-driven, Fortune 10 company that touches virtually every aspect of healthcare. We are known for delivering insights, products, and services that make quality care more accessible and affordable. Here, we focus on the health, happiness, and well-being of you and those we serve – we care. What you do at McKesson matters. We foster a culture where you can grow, make an impact, and are empowered to bring new ideas. Together, we thrive as we shape the future of health for patients, our communities, and our people. If you want to be part of tomorrow’s health today, we want to hear from you. Résumé des fonctions Nous sommes à la recherche d'un/une spécialiste des services de bureau pour superviser les opérations quotidiennes et l'entretien des installations du campus de Dobrin de manière sûre et efficace. Le/la candidate idéal(e) possède d'excellentes compétences en matière d'organisation et de communication, ainsi que la capacité de gérer plusieurs tâches dans un environnement en constante évolution. Ce rôle implique la gestion des relations avec les fournisseurs, la sécurité, la gestion du courrier et la garantie d'un environnement de travail fonctionnel. Il/ elle est responsable des opérations quotidiennes et de l'entretien du campus de Dobrin. Le spécialiste associé principal des services de bureau contribuera à maintenir les installations dans un état de sécurité et d'efficacité. Responsabilités spécifiques: Opérations des installations: Gérer les opérations quotidiennes des installations, y compris la maintenance, la sécurité et la gestion des fournisseurs, afin de garantir un environnement de travail sûr et fonctionnel. Aider à élaborer et mettre en œuvre des politiques et procédures opérationnelles de bureau répondant aux besoins du personnel et des visiteurs tout en respectant les réglementations en matière de santé et de sécurité. Émettre et annuler les cartes d'accès au bâtiment, préparer des rapports d'utilisation des cartes d'accès et promouvoir le respect des exigences en matière de cartes d'accès. Répondre aux incidents de sécurité, aux urgences ou aux violations en suivant les protocoles établis. Fournir un excellent service client interne en répondant aux demandes et aux plaintes, en veillant à une prestation de services rapide et de qualité, et en effectuant un suivi auprès des clients pour garantir leur satisfaction. Participer à la conformité continue avec l'OHSA en ce qui concerne les inspections et les rapports liés à la santé et à la sécurité. Soutenir l'élaboration et/ou la dispensation de formations sur la santé et la sécurité pour tous les employés, y compris les premiers soins et la RCR, les procédures d'évacuation et d'autres sujets si nécessaire. Assurer le remplacement du spécialiste principal adjoint des installations et des services administratifs. Assurer l'inventaire et la maintenance des machines à café ainsi que le traitement des commandes de café et de fournitures. Création et gestion des bons de commande. Créer et maintenir des ordres de travail dans l'application Maintenance Connection. Gestion du courrier Traiter tout le courrier entrant et sortant. Effectuer des tâches d'exécution du courrier, y compris le tri et l'affranchissement. Maintenir les salles de photocopie et réapprovisionner les copies papier. Sécurité Émettre et annuler les cartes d'accès au bâtiment conformément à la politique en vigueur. Préparer des rapports sur l'utilisation des cartes d'accès pour assurer un suivi précis et une conformité. Promouvoir et faire respecter l'obligation pour les occupants de porter les cartes d'accès. Répondre rapidement et efficacement aux incidents de sécurité, aux urgences ou aux violations en suivant les protocoles établis. Service client interne Répondre aux demandes et aux plaintes des clients. Assurer une prestation de services rapide et de qualité aux clients. Faire un suivi auprès des clients pour garantir leur satisfaction. Aider les clients à comprendre les processus en participant à des visites, des orientations et à l'élaboration/la dispensation de supports de formation. Expédition et réception Effectuer des tâches d'expédition et de réception, y compris l'emballage sécurisé et adéquat, la préparation des envois et l'enregistrement des détails d'expédition à des fins de suivi. Emballer les équipements/pièces de manière sécurisée et les expédier au centre de coûts correct. Maintenir la zone d'expédition et de réception. Autres Responsabilités Supporter le Spécialiste Services Administratifs, Service Immeuble pour l’entretien de l’édifice Supporte la réception Responsabilités principales Gérer tous les documents entrants et sortants. Commander et stocker les fournitures d'expédition et de bureau pour maintenir l'inventaire des stocks. Suivre, tracer et accélérer les expéditions lorsque nécessaire. Maintenir un espace de travail propre et ordonné, en suivant les politiques de l'entreprise et les réglementations de sécurité. Favoriser une culture d'excellence et donner la priorité au service client. Agir conformément aux principes ICARE de McKesson. Collaborer avec les membres de l'équipe de différents départements pour atteindre les objectifs du service et résoudre les problèmes internes et externes des clients. Maintenir l'équipement de la salle du courrier. Effectuer d'autres tâches selon les besoins. Exigences du poste Niveau d'éducation collégiale Minimum de 2 ans d'expérience dans les domaines des installations, de la gestion de projets, de l'immobilier ou de la gestion immobilière. Mentalité de croissance et numérique Très organisé avec la capacité de gérer plusieurs tâches dans un environnement rapide. Excellentes compétences en facilitation, communication, relations interpersonnelles et service client. Compétences exceptionnelles en analyse et résolution de problèmes. Solides compétences en communication écrite et verbale. Solides compétences interpersonnelles et capacité à travailler de manière autonome et en équipe. Capacité à respecter les délais et à prendre des décisions éclairées. Créatif avec une éthique de travail rigoureuse. Axé sur l'engagement des employés. Prise de décision avec un jugement sûr. Reconnaître et agir sur les opportunités, penser "hors des sentiers battus" et apporter des solutions créatives, non conventionnelles et innovantes. Excellente connaissance informatique et maîtrise de Microsoft Office, Excel, Word et PowerPoint. Bilingue Français/ Anglais Le/la titulaire de ce poste aura à soutenir de façon quotidienne des clients internes et/ou externes à l’extérieur du Québec et/ou aux États-Unis. Par conséquent, ce poste requiert une maîtrise de l’anglais à l’écrit et à l’oral. Veuillez noter que le nombre de postes dont les tâches requièrent une connaissance de la langue anglaise a été restreint dans la mesure du possible. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Job Summary We are seeking a Senior Associate Facilities Specialist to oversee the day-to-day operations and maintenance of the Dobrin Campus facility in a safe and efficient manner. The ideal candidate will have excellent organizational and communication skills, as well as the ability to manage multiple tasks in a fast-paced environment. This role involves managing vendor relationships, security, mail management and ensuring a functional work environment. Responsible for the day-to-day operations and maintenance at the Dobrin Campus. The Senior Associate Office Services Specialist will help maintain the facility in a safe and efficient manner. Specific Responsibilities Facilities Operations: Manage day-to-day facilities operations, including maintenance, security, and vendor management, to ensure a safe and functional work environment. Assist in developing and implementing office operations policies and procedures that meet staff and visitor needs while adhering to health and safety regulations. Issue and cancel building access cards, prepare access card usage reports, and promote compliance with access card requirements. Respond to security incidents, emergencies, or breaches following established protocols. Provide excellent internal customer service by responding to inquiries and complaints, ensuring timely and quality service delivery, and following up with clients to ensure satisfaction. Participate in and ensure ongoing compliance with the OHSA related to Health & Safety inspections and reporting. Support the development and/or delivery of Health & Safety training for all employees including, first aid & CPR, evacuation procedures, and other topics as necessary. Backfill to the Senior Associate Facilities Specialist Building and Administrative Services Maintain the inventory and maintenance of coffee machines along with processing the orders for coffee and supplies. Creation and management of purchase orders Create and maintain workorders in Maintenance Connection Application Security Issue and cancel building access cards in accordance with the policy. Prepare reports related to access card usage to ensure accurate tracking and compliance. Promote and enforce occupant compliance with the requirement to wear access cards. Respond promptly and effectively to security incidents, emergencies, or breaches, following established protocols. Internal Customer Service Responds to client inquiries and complaints. Ensures timely and quality service delivery to clients. Follows up with clients to ensure customer satisfaction. Support customer understanding of processes by participating in tours, orientations, and development/delivery of training materials. Shipping and Receiving Perform shipping and receiving duties, including secure and proper packing, shipment preparation, and entry of shipping details for tracking purposes. Pack equipment/parts securely and ship to the correct cost center. Maintain the shipping and receiving area. Mail Management Process all incoming and outgoing mail. Perform mail fulfillment tasks, including sorting, and posting. Maintain copier rooms and replenish copy paper stock. General Responsibilities Handle all incoming and outgoing paperwork. Order and store shipping and office supplies to maintain stock inventory. Track, trace, and expedite shipments when required. Maintain a neat and orderly work area, following company policies and safety regulations. Foster a culture of excellence and prioritize customer service. Act in accordance with McKesson ICARE principles. Collaborate with team members from various departments to achieve departmental goals and resolve internal and external customer issues. Maintain mailroom equipment. Perform other duties as required. Position Requirements Cegep level education Minimum 2 years of experience working in facilities, project management, real estate, or property management. Growth and digital mindset Highly organized with the ability to manage multiple tasks in a fast-paced environment. Excellent facilitation, communication, interpersonal, and customer service skills. Exceptional analytical and problem-solving skills. Strong written and verbal communication skills. Strong interpersonal skills and the ability to work independently and in a team environment. Ability to meet deadlines and make sound decisions. Creative with a rigorous work ethic Employee engagement focused. Decision maker with sound judgment Ability to handle multiple requests and be responsive to staff/vendor/contractor requests and service issues. Responsible for follow-up on actions based on various team projects/tasks. Recognize and act on opportunities, think "outside the box," and bring creative, nonstandard, and innovative solutions. Excellent computer knowledge and proficiency in Microsoft Office, excel, word, and PowerPoint. Bilingual French/ English The incumbent of this position will provide daily support to internal and/or external clients outside Quebec and/or in the United States. Therefore, he/she must be proficient in spoken and written English. Please note that the number of positions requiring English language skills has been limited where possible. We are proud to offer a competitive compensation package at McKesson as part of our Total Rewards. This is determined by several factors, including performance, experience and skills, equity, regular job market evaluations, and geographical markets. The pay range shown below is aligned with McKesson's pay philosophy, and pay will always be compliant with any applicable regulations. In addition to base pay, other compensation, such as an annual bonus or long-term incentive opportunities may be offered. For more information regarding benefits at McKesson, please click here. Our Base Pay Range for this position $61,100 - $101,800 McKesson is an Equal Opportunity Employer McKesson provides equal employment opportunities to applicants and employees and is committed to a diverse and inclusive environment without regard to race, color, religion, sex, sexual orientation, gender identity, national origin, protected veteran status, disability, age or genetic information. For additional information on McKesson’s full Equal Employment Opportunity policies, visit our Equal Employment Opportunity page. Join us at McKesson! McKesson is an impact-driven, Fortune 10 company that touches virtually every aspect of healthcare. We are known for delivering insights, products, and services that make quality care more accessible and affordable. Here, we focus on the health, happiness, and well-being of you and those we serve – we care. What you do at McKesson matters. We foster a culture where you can grow, make an impact, and are empowered to bring new ideas. Together, we thrive as we shape the future of health for patients, our communities, and our people. If you want to be part of tomorrow’s health today, we want to hear from you.
